Mise à jour financière – Août 2023

COMITÉ DES FINANCES DE L’OIAA

Procès-verbal de la réunion

14 août 2023
Fuseau horaire : Pacific/Honolulu (GMT-10)

 

1. Jennifer a ouvert la réunion avec la Prière de la Sérénité
   12h01

2. Liste des personnes présentes :
   
   Gwen M, membre du comité des finances de l’OIAA
   Jennifer B, présidente du comité des finances de l’OIAA
   Susan R, présidente du conseil d’administration de l’OIAA
   Felix E, trésorier adjoint du comité des finances de l’OIAA

Ellen F, nouvelle dans les AA / assistant à divers comités pour trouver un service approprié.

Amelia, secrétaire adjointe du conseil d’administration de l’OIAA

1. Approbation de l’ordre du jour

 

Pas d’approbation claire du procès-verbal

1. Approbation du procès-verbal du mois précédent

 

Approuvé à 12h09

1. Examen des rapports financiers
   1. Écart budgétaire
   2. Bilan
   3. Contributions

 

Approuvé à 12h10

 

1. Nouvelles affaires

1. Budgets des comités pour 2024

Jennifer a présenté 4 demandes pour le budget 2024, comme suit

• Demande de budget du Comité de planification du Forum des RIG : 4 160 $ pour les services de traduction pour 4 Forums des RIG.

Les forums durent 2 heures et sont calculés pour 4 langues. Espagnol, français, portugais et ASL. Ces fonds peuvent ne pas être tous engagés selon la croissance de notre organisation dans le domaine international.

 

Il y a eu une discussion pour clarifier les formulaires RIG et qui les gère, individu ou comité. Le vice-président du conseil s’en occupe. Susan, Jeff et Fran ? composaient principalement le comité, et parfois Jane R. Le nouveau vice-président prévoit peut-être de réduire le nombre d’activités en octobre et éventuellement de faire des présentations. Esther sur les RIG, voulait plus d’informations à ce sujet. Il était également prévu de le tenir quatre fois par an car nous avons un renouvellement constant des représentants des IG et ils arrivent ici sans savoir quoi faire. Il y a un petit tutoriel d’une demi-heure au début de ces choses. Il est prévu de rencontrer les nouveaux RIG et de leur expliquer simplement leurs responsabilités, de parler de la présentation des rapports et de choses comme ça. C’est un événement géré par le conseil. Toutes les demandes non budgétisées en discussion sont pour 2024. Il n’y a pas de demandes non budgétisées pour l’assemblée de septembre.

Gwen a donné quelques informations sur le Forum des RIG concernant cette demande budgétaire. Le premier forum intergroupe a eu lieu il y a un peu plus d’un an et demi. C’était principalement un test et c’était initié par Gwen et Jeff et ils ont lancé un appel à volontaires. C’est ainsi qu’ils ont recruté. Ce n’était pas seulement notre premier forum des représentants intergroupes, mais c’était la première fois que nous nous réunissions en temps réel en tant que membres d’un intergroupe. Nous avons beaucoup appris de ce processus en peu de temps et comme c’était quelque chose que nous essayions pour la première fois, quiconque avait le temps de s’en occuper y travaillait. Ce n’était jamais vraiment un projet de comité mais juste le projet que les gens pensaient vraiment nécessaire pour atteindre nos membres.

Idaho a suggéré que, comme il y a tant d’activités dans cette organisation, des processus d’évaluation doivent être mis en place. Surtout en termes de ce que nous demandons aux membres. Parce que nous avons eu deux assemblées en deux mois.

• Demande de budget du Comité du 89e anniversaire de la Convention : 800 $ pour les interprètes.

 

Jennifer suggère que puisque la convention demande 800 $ pour les interprètes, cet élément soit inclus dans la ligne des interprètes et intégré au budget et aux finances. Elle a suggéré d’inclure cette ligne budgétaire dans l’ensemble, et ainsi chaque événement aura une ligne budgétaire pour la traduction ; convention, forum RIG, Unité, etc.

Discussion sur la façon d’évaluer le besoin par rapport au service de traduction. Felix

a suggéré de trouver un moyen d’évaluer le besoin avant que le service de traduction de l’événement ne soit mis en place. Amelia plaide pour une évaluation post-événement sur le sujet. Les comités doivent bien communiquer à l’avance sur ce sujet. Susan a réitéré la nécessité pour les comités demandeurs de s’assurer que s’ils organisent un événement, ils demandent de l’argent dans le budget, à l’avance. Les présidents de comité peuvent exprimer ces choses et commencer à établir une coopération et une meilleure coordination entre eux, afin que tout le monde sache ce qui se passe.

• Demande de budget du Comité des finances : 3 194 $ au total

 

2 400,00 $ Travail de service spécial possible pour la comptabilité. 200 $/mois

250,00 $ Dépense de janvier pour le courrier itinérant annuel. Les frais peuvent être réduits

ultérieurement.

544,00 $ 37 $/mois pour le logiciel Xero, 100 $ pour le logiciel fiscal en avril

Discussion sur ce que le travail de service spécial possible couvrirait. CPA pour couvrir le dépôt 990/ez chaque année. Éventuellement inclure cela dans le budget global de l’OIAA 2024 et augmenter le poste de travail de service spécial de 1 000 $.

• Demande de budget du Comité du budget pour le Conseil/Président : 26 700 $ au total

 

1 700,00 $ envoyer le président à la conférence ICOAA

5 500,00 $ 5000 $ pour la provision juridique ; 500 $ pour le développement du conseil

19 500,00 $ Conseil X 12 réunions x 1 langue=3120(x3 langues-9360) ; Comité directeur x 8

réunions x 1 langue=2080(x 3=6240) ; Assemblée x 5 réunions x ⅓

langue=1300/3900 ; Tous les événements 1 langue=6500 ; 3 langues=19 500

Discussion sur la façon et l’endroit où comptabiliser les frais de développement professionnel pour les bénévoles, dans ce cas le président, qui peut/peut ne pas avoir une expérience formelle en leadership d’entreprise. Concernant BoardSource. Jennifer a suggéré d’augmenter la ligne budgétaire à 6 000 $ pour BoardSource, l’adhésion à la source = Total pour les frais juridiques possibles, les dépenses juridiques et le développement du conseil. Tous ont accepté.

 

Discussion sur les services de traduction et/ou d’interprétation pour les assemblées, les réunions du conseil et les réunions du comité directeur en 2024, et si le conseil connaît les besoins précis à ce stade. La budgétisation ne signifie pas que l’argent doit être dépensé, juste qu’il est réservé à cet effet.

 

Discussion sur l’aide administrative pour le conseil et les autres comités (sans rapport avec cette demande budgétaire). Susan fera des recherches.

 

Postes budgétaires approuvés à 13h00

 

1. Rôle du président du comité des finances

Discussion sur les préoccupations des membres concernant la transparence et le devoir fiduciaire. La perception est que les statuts stipulent qu’un membre du conseil ne peut pas être président. Nécessité de clarifier les statuts, le glossaire et les directives de l’OIAA. Le sujet sera discuté plus en détail lors de l’assemblée.

 

1. Modifier la charte ?

Les membres sont mal à l’aise avec cette section de la charte nouvellement approuvée du comité des finances. Les préoccupations des membres concernaient les contrôles et les équilibres. Les membres voulaient attendre et aborder la question de savoir si le président du comité des finances peut également être trésorier. Felix a suggéré qu’une présentation soit faite aux membres pour mieux expliquer les changements proposés à la charte du comité des finances. Quoi qu’il en soit, il faut une description de poste pour un président des finances.

1. Élection du président du comité des finances ?

Reporté en attendant que nous ayons une date limite à la fin septembre pour le Comité des directives et quel est le statut du rapport financier.

 

1. Y a-t-il d’autres points à aborder ?

Aucun

1. Clôture avec la déclaration de responsabilité

13h37

 

Procès-verbal transcrit à partir de l’enregistrement

Respectueusement soumis, Erica K