3 Partecipanti:

Beth a., amministratore fiduciario internazionale

Jeff b., Segretario

Jennifer b., tesoriere

Nona c., vicepresidente

Amelia L., Segretario supplente

Sean L., OG Bad Brains, IGR, gruppo Hawaii

Mark m., responsabile della tecnologia

Susan r., presidente

Susan R., la Presidente, ha dichiarato aperta la riunione con la Preghiera della Serenità alle 14:02 EST.

Revisione dei verbali del Consiglio Direttivo – Jeff B., Segretario

• Jeff ha esaminato i verbali della riunione del Consiglio Direttivo del 16/11. Non c’erano correzioni. Mark M. ha proposto di accettare i verbali così come presentati, mozione appoggiata da Nona C. I verbali del 16/11 sono stati approvati all’unanimità.
• Jeff ha poi esaminato i verbali della riunione del Consiglio Direttivo del 10/12. Susan ha commentato che c’era un consenso di 4 dei 5 membri del Consiglio sulla gestione dell’email di Barry M. al Consiglio. Jeff ha dichiarato che apporterà quella correzione. Mark M. ha proposto di accettare i verbali come modificati, mozione appoggiata da Jennifer B. I verbali del 10/12 sono stati approvati all’unanimità.

Relazione del Tesoriere – Jennifer b., Tesoriere

• Jennifer ha riferito che i rapporti di dicembre sono stati presentati alla riunione di ieri del comitato Finanze. Ha dichiarato che sono stati effettuati diversi accantonamenti sul lato delle entrate e delle spese per la fine del 2023.
• Ha dichiarato che il comitato Finanze ha deciso di modificare il rapporto sui Contributi per combinare tutti i contributi individuali in un’unica riga.
• Jennifer ha menzionato di aver avviato il processo di richiesta di un account Stripe come metodo di pagamento alternativo oltre a PayPal. Ha dichiarato che questo non dovrebbe richiedere molto lavoro aggiuntivo perché Stripe ha un feed in Mercury simile a quello di PayPal.
• Ha chiesto al Consiglio se siamo d’accordo con l’utilizzo di Stripe come metodo di pagamento alternativo. Beth A. ha notato che Stripe supporta oltre 135 valute e numerosi metodi di pagamento da diversi paesi. Sia Jeff che Mark hanno commentato di non avere familiarità con Stripe ma di essere favorevoli in base ai commenti di Beth.
• Nona C. ha proposto che Jennifer B. continui con il processo di richiesta per Stripe, mozione appoggiata da Jeff B. Il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare la mozione.
• Jennifer B. ha riferito che è stato inviato un ticket che ci rimuoverà dal fondo PayPal Giving. Ha dichiarato che se riceveremo fondi dal fondo PayPal Giving, questi verranno restituiti.
• Il comitato Finanze ha discusso se addebitare un costo per la prevista convention internazionale OIAA e ha deciso che non dovremmo addebitare un costo per questo evento. Ha dichiarato di aver fatto riferimento all’opuscolo su Conferenze e Convention (MG-04) e all’opuscolo per gli eventi Intergruppo (MG-02). Beth A. ha riferito che c’erano preoccupazioni sul fatto che i membri non fossero stati coinvolti nella decisione di tenere una convention internazionale.

Approvazione del Consiglio del PIC e del CPC – Susan R., presidente

• Susan ha dichiarato che Mary M. si è offerta volontaria per essere la presidente del PIC e Gwen Mc. si è offerta volontaria per essere la presidente del CPC.

• Susan ha chiesto l’approvazione di Mary M. come presidente del PIC. Mark M. ha chiesto se Mary avrebbe continuato come Responsabile delle iscrizioni e Susan ha dichiarato di sì. Mark ha chiesto al Consiglio cosa ne pensassimo del fatto che ricoprisse entrambe le posizioni, poiché lui non era favorevole a ciò. Jeff B. ha dichiarato di ritenere che qualcuno non dovrebbe ricoprire due posizioni a questo livello e che se fosse stata presidente di un comitato, avrebbe dovuto concentrarsi sulla gestione del comitato. Nona ha sottolineato che nel suo ruolo precedente Mary svolgeva entrambi i compiti come presidente degli Steppers e Responsabile delle iscrizioni. Nona ha sottolineato che il Responsabile delle iscrizioni è una posizione senza diritto di voto.

• Susan ha indetto una votazione per Mary M. come presidente del PIC. Il voto è stato di 4 a 1 e non c’è stata alcuna opinione di minoranza.

• Jennifer B. ha proposto di accettare Gwen Mc. come presidente del CPC, mozione appoggiata da Nona C. Il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare la mozione.

Rapporto del vicepresidente – Nona C., vicepresidente

• Nona ha dichiarato che il Forum IGR è pronto a procedere. Ha riferito che ci sarà solo un comitato, il comitato Comunicazione, a presentare perché c’è una grande quantità di informazioni da presentare sul loro comitato. Verrà mostrato anche il video, Il Ruolo dell’IGR.
• Ha riferito che continuerà la sua indagine su DeepL ora che le vacanze sono finite.
• Nona ha anche menzionato che si concentrerà sulla dichiarazione di intenti.

Revisione delle Linee Guida – Jeff B., Segretario

• Susan ha dichiarato che le Linee Guida sono complete ad eccezione delle descrizioni dei ruoli di Archivista e Responsabile delle iscrizioni. Ha ritenuto che potremmo approvare le Linee Guida con segnaposto per queste due posizioni.
• Jeff ha riferito di aver ricevuto un documento dal comitato Comunicazione con i margini corretti, cosa che Jeff non era riuscito a fare.
• Jeff ha riferito che Lesliee, la presidente delle Comunicazioni, ha espresso preoccupazione che il processo della 3ª eredità sia proprietà intellettuale del GSO e che dovremmo modificare la nostra versione del processo della 3ª eredità. Jeff ha fatto sapere a Lesliee che il processo della 3ª eredità è utilizzato in tutta AA da Distretti e Aree e che non dovremmo modificare il processo. Ha dichiarato che non esiste un marchio registrato o un marchio di servizio per il processo stesso.
• Susan ha menzionato che, facendo alcune ricerche, ha trovato la tabella della 3ª eredità in diversi luoghi. Jennifer ha dichiarato che era sua comprensione che i gruppi e le entità AA potessero utilizzare materiali protetti da copyright del GSO e che non vedeva alcun motivo per non utilizzare la tabella della 3ª eredità dal Manuale di Servizio. Susan ha concordato e ha dichiarato che dovremmo essere in grado di farlo purché diamo la giusta attribuzione alla fonte.
• Jennifer B. ha proposto di approvare le Linee Guida con l’inclusione della tabella della 3ª eredità, citando il GSO come fonte, e segnaposto per i ruoli di Responsabile delle iscrizioni e Archivista da includere quando le descrizioni di tali ruoli saranno complete. Jeff B. ha appoggiato la mozione e il Consiglio ha approvato all’unanimità la mozione.

Relazione del Segretario – Jeff B., Segretario

• Jeff ha riferito che il rapporto annuale per lo Stato del New Jersey è dovuto ogni anno entro la fine di gennaio. Ha dichiarato che questo rapporto è stato presentato e siamo a posto per il 2024. Jeff ha riferito di aver pagato la tassa di 33 $ con una carta di credito personale per quest’anno, ma che questa tassa dovrebbe essere pagata con una carta di credito Mercury l’anno prossimo. Ha riferito che il rapporto annuale è stato caricato sul Board Book.
• Jeff ha riferito che abbiamo fatto buoni progressi nella creazione del nostro Board Book. Ha dichiarato che il Board Book è attualmente completo per poco più del 60%, con 4 attività in corso che ci porteranno al 75% di completamento una volta terminate. Ha menzionato che ci sono due documenti per il Board Book su cui ritiene che il Consiglio dovrebbe concentrarsi: una dichiarazione di intenti e un piano strategico. Jeff ha menzionato che ritiene che il Consiglio dovrebbe considerare di fare una pianificazione strategica più avanti quest’anno dopo l’approvazione delle Linee Guida. Jeff ha ringraziato Jennifer B. per aver caricato i documenti finanziari per il Board Book e Nona C. per aver assicurato la creazione di un Board Book.
• Jeff ha dichiarato che la decisione di estendere il sondaggio tra i membri dal 1/1 ad oggi è stata una buona decisione, poiché abbiamo ricevuto un numero di voti aggiuntivi. Mark M. ha riferito che abbiamo ricevuto 210 risposte, di cui 38 erano duplicati. Ciò si traduce in 172 risposte valide e 172 x 0,25 = 43. Per la votazione dell’Assemblea quest’anno, il quorum sarà di 43. Jeff ha espresso l’intenzione di condurre un altro sondaggio tra i membri a giugno e ha ritenuto che dovremmo condurre il sondaggio annuale tra i membri a giugno d’ora in poi.
• Nona C. ha proposto di condurre il nostro sondaggio annuale tra i membri a giugno quest’anno e d’ora in poi ogni giugno. La mozione è stata appoggiata da Jennifer B. e la mozione è stata approvata all’unanimità.
• Jeff ha riferito di aver contattato diverse compagnie assicurative per un preventivo per l’assicurazione di responsabilità civile. Questa polizza sarebbe in aggiunta alla nostra polizza D&O (Directors and Officers), che è attualmente tramite USLI, il più grande assicuratore di questo tipo di polizza. Jeff ha dichiarato che vorrebbe mantenere questa polizza che l’anno scorso costava 549 $ e potrebbe avere un leggero aumento quest’anno. Jeff ha dichiarato di aver lavorato tramite un broker di GMI Life, Larissa Orifici, che ci ha inviato un preventivo per una polizza di responsabilità civile di 495 $ con 1 milione di $ per incidente e 2 milioni di $ totali annuali.
• Mark M. ha proposto di acquistare la polizza di responsabilità civile da GMI Life per 495 $. La mozione è stata appoggiata da Nona C. e il Consiglio ha approvato la mozione all’unanimità.
• Jeff ha riferito di aver iniziato a documentare i compiti del Segretario in quello che viene chiamato il Manuale del Segretario, che aiuterà il prossimo Segretario OIAA a mettersi al passo.

Rapporto sulla tecnologia – Mark M., presidente della tecnologia

• Mark ha dichiarato di aver precedentemente ricevuto risposta da due aziende alla nostra RFP per il supporto del sito web e di aver chiesto a entrambe referenze. Ha espresso preoccupazione per non aver ricevuto risposta da queste aziende e le contatterà.

• Mark ha riferito che Melinda F. ha deciso di non presentare un’offerta per la posizione e che continuerà a utilizzare il servizio di Melinda fino alla fine del mese.

• Mark ha riferito di aver pensato che avremmo dovuto acquistare 10 licenze Zoom, ma che dovremmo averne bisogno solo di 2 o 3.

• Mark ha riferito che abbiamo 10.000 $ nel budget per revisionare il nostro processo di Responsabile delle iscrizioni, poiché attualmente non abbiamo una directory dei membri.

• Mark ha riferito che il team Cloud Admin sta lavorando a un processo per la migrazione delle email quando una posizione ruota.

Rapporto del fiduciario internazionale – Beth A., fiduciario internazionale

• Beth A. ha riferito che la pianificazione per la convention internazionale OIAA sta procedendo bene. Ha menzionato che la convention sarà un evento di 3 giorni. Il primo giorno sarà per i gruppi provenienti da Asia, Cina, Giappone e altri paesi dell’Oceania. Il secondo giorno sarà per i gruppi provenienti dal Nord e Sud America, mentre il 3° giorno sarà per i gruppi provenienti da Europa, Africa, Medio Oriente e India. Ha dichiarato che i gruppi decideranno il formato della loro riunione, ma saranno consigliati di tenersi lontani dalla politica e dalle questioni controverse.
• Beth lavorerà con Tech 12 su base continuativa. Ha dichiarato che avremo 7 ore al giorno e 4 diverse sale Zoom. Ciò risulterà in 24 fasce orarie ogni giorno.
• Beth ha dichiarato che gruppi da Iran, Brasile, Spagna, Portogallo e Francia hanno già indicato di essere interessati a partecipare. Si aspetta di avere le informazioni dai gruppi entro l’1/4 in modo da poter iniziare a pubblicizzare l’evento con alcuni dettagli.

La riunione si è chiusa alle 16:04 EST quando il Consiglio è passato in sessione esecutiva.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate dal Consiglio in questa riunione:

1. 1. Mark M. ha proposto di accettare i verbali così come presentati, mozione appoggiata da Nona C. I verbali del 16/11 sono stati approvati all’unanimità.
   2. Mark M. ha proposto di accettare i verbali del 10/12 come modificati, mozione appoggiata da Jennifer B. I verbali sono stati approvati all’unanimità.

• Susan ha indetto una votazione per Mary M. come presidente del PIC. Il voto è stato di 4 a 1 a favore e non c’è stata alcuna opinione di minoranza.

• Jennifer B. ha proposto di accettare Gwen Mc. come presidente del CPC, mozione appoggiata da Nona C. Il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare la mozione.

1. Jennifer B. ha proposto di approvare le Linee Guida con l’inclusione della tabella della 3ª eredità, citando il GSO come fonte, e segnaposto per i ruoli di Responsabile delle iscrizioni e Archivista da includere quando le descrizioni di tali ruoli saranno complete. Jeff B. ha appoggiato la mozione e il Consiglio ha approvato all’unanimità la mozione.
2. Mark M. ha proposto di acquistare la polizza di responsabilità civile da GMI Life per 495 $. La mozione è stata appoggiata da Nona C. e il Consiglio ha approvato la mozione all’unanimità.
3. Nona C. ha proposto che Jennifer B. continui con il processo di richiesta per Stripe, mozione appoggiata da Jeff B. Il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare la mozione.

Umilmente presentato,

Jeff Bernknopf

Segretario OIAA