出席者3名:

ベス A.、国際理事

ジェフ・B、幹事

ジェニファー B.、会計

Nona c.、副委員長

アメリア・L、代行書記

ショーン・L、OGバッドブレインズ、IGR、ハワイグループ

マーク M.、技術委員長

スーザン R., 議長

スーザン・R、議長が会議を招集し、午後2時02分（EST）にセレニティ・プレイヤーで会議を開始しました。

役員会議事録の確認 – ジェフ・B、書記

• ジェフは11/16の役員会議事録を確認しました。修正はありませんでした。マーク・Mが議事録を提示されたまま承認する動議を提出し、ノナ・Cがこれに賛成しました。11/16の議事録は全会一致で承認されました。
• ジェフは次に12/10の役員会議事録を確認しました。スーザンは、バリー・Mのメールの取り扱いについて5人の役員のうち4人の合意があったとコメントしました。ジェフはその修正を行うと述べました。マーク・Mが修正された議事録を承認する動議を提出し、ジェニファー・Bがこれに賛成しました。12/10の議事録は全会一致で承認されました。

会計報告 – 会計担当ジェニファー・B

• ジェニファーは、12月の報告書が昨日の財務委員会で提示されたと報告しました。彼女は、2023年末に向けて収益と費用の両面でいくつかの引当が行われたと述べました。
• 彼女は、財務委員会が寄付報告書を修正し、すべての個別の寄付を1行にまとめることを決定したと述べました。
• ジェニファーは、PayPalに加えて代替の支払い方法としてStripeアカウントの申請プロセスを開始したと述べました。彼女は、StripeにはPayPalと同様のMercuryのフィードがあるため、追加の作業はそれほど多くないはずだと述べました。
• 彼女は、Stripeを代替の支払い方法として使用することに問題がないか理事会に尋ねました。ベス・Aは、Stripeが135以上の通貨とさまざまな国の支払い方法をサポートしていることを指摘しました。ジェフとマークはStripeに詳しくないが、ベスのコメントに基づいて支持していると述べました。
• ノナ・Cは、ジェニファー・BがStripeの申請プロセスを続行することを提案し、ジェフ・Bがこれに賛成しました。理事会は全会一致でこの動議を承認しました。
• ジェニファー・Bは、PayPal Giving Fundから私たちを削除するチケットが提出されたと報告しました。彼女は、PayPal Giving Fundから資金を受け取った場合、それらは返金されると述べました。
• 財務委員会は、計画されているOIAA国際大会の料金を請求するかどうかを議論し、このイベントの料金を請求しないことを決定しました。彼女は、会議と大会に関するパンフレット（MG-04）およびインターグループイベントのパンフレット（MG-02）を参照したと述べました。ベス・Aは、国際大会を開催する決定に会員が関与していないことに懸念があったと報告しました。

理事会によるPICおよびCPCの承認 – スーザン・R、議長

• スーザンは、メアリー・MがPIC議長に、グウェン・McがCPC議長に志願したと述べました。

• スーザンは、メアリー・MをPIC議長として承認するよう求めました。マーク・Mは、メアリーが引き続きレジストラとして活動するかどうかを尋ね、スーザンはそうだと述べました。マークは、彼女が両方の役職を持つことについて理事会にどう感じるかを尋ね、彼はそれに賛成しませんでした。ジェフ・Bは、このレベルで誰かが2つの役職を持つべきではないと感じており、彼女が委員会の議長になるのであれば、委員会の運営に専念すべきだと述べました。ノナは、以前の役職でメアリーがステッパーズ議長とレジストラとして両方の仕事をしていたと指摘しました。ノナは、レジストラは投票権のない役職であると指摘しました。

• スーザンは、メアリー・MをPIC議長として投票を呼びかけました。投票は4対1で、少数意見はありませんでした。

• ジェニファー・Bは、グウェン・McをCPC議長として承認する動議を提出し、ノナ・Cがこれに賛成しました。理事会は全会一致でこの動議を承認しました。

副議長報告 – ノナ・C、副議長

• ノナは、IGRフォーラムが進行準備が整っていると述べました。彼女は、コミュニケーション委員会が提示する唯一の委員会であると報告しました。彼らの委員会には多くの情報があるためです。ビデオ「IGRの役割」も上映されます。
• 彼女は、休暇が終わったのでDeepLの調査を続けると報告しました。
• ノナはまた、ミッションステートメントに焦点を当てると述べました。

ガイドラインレビュー – ジェフ・B、書記

• スーザンは、ガイドラインはアーキビストとレジストラの役割の説明を除いて完成していると述べました。彼女は、これら2つの役職のプレースホルダーを使用してガイドラインを承認できると感じました。
• ジェフは、コミュニケーション委員会からマージンが修正された文書を受け取ったと報告しました。ジェフはそれを修正することができませんでした。
• ジェフは、コミュニケーション委員長のレスリーが、3番目のレガシープロセスがGSOの知的財産であり、私たちのバージョンを修正すべきだと懸念を表明したと報告しました。ジェフはレスリーに、3番目のレガシープロセスは地区や地域でAA全体で使用されており、プロセスを修正すべきではないと伝えました。彼は、プロセス自体には商標やサービスマークはないと述べました。
• スーザンは、いくつかの調査を行う中で、3番目のレガシーチャートがさまざまな場所で見られることに気づいたと述べました。ジェニファーは、AAグループや団体がGSOからの著作権資料を使用できると理解しており、サービスマニュアルからの3番目のレガシーチャートを使用しない理由はないと述べました。スーザンは同意し、適切な出典を明記すればそれを行うことができると述べました。
• ジェニファー・Bは、GSOを出典として引用し、3番目のレガシーチャートを含めてガイドラインを承認する動議を提出しました。レジストラとアーキビストの役割説明が完成したときにそれらを含むプレースホルダーを含めることも提案しました。ジェフ・Bがこの動議に賛成し、理事会は全会一致でこの動議を承認しました。

書記報告 – ジェフ・B、書記

• ジェフは、ニュージャージー州の年次報告書が毎年1月末までに提出される必要があると報告しました。彼は、この報告書が提出され、2024年の準備が整っていると述べました。ジェフは、今年のために個人のクレジットカードで33ドルの料金を支払ったが、来年はこの料金をMercuryのクレジットカードで支払うべきだと報告しました。彼は、年次報告書が理事会ブックにアップロードされたと報告しました。
• ジェフは、理事会ブックの作成において良い進展があったと報告しました。彼は、理事会ブックが現在60%以上完成しており、4つの進行中のタスクが完了すると75%完成することになると述べました。彼は、理事会ブックのために理事会が焦点を当てるべきだと感じる2つの文書があると述べました：ミッションステートメントと戦略計画。ジェフは、ガイドラインが通過した後、今年後半に戦略的計画を行うことを理事会が検討すべきだと感じていると述べました。ジェフは、理事会ブックの財務文書をアップロードしてくれたジェニファー・Bと、理事会ブックを作成することを確実にしてくれたノナ・Cに感謝しました。
• ジェフは、1/1から今日までメンバーシップ調査を延長するという決定が良い決定だったと述べ、追加の投票を受け取ったと報告しました。マーク・Mは、210件の回答を受け取り、そのうち38件が重複していると報告しました。これにより、172件の有効な回答が得られ、172 x 0.25 = 43となります。今年のアセンブリ投票では、定足数は43になります。ジェフは、6月にもう一度メンバーシップ調査を実施する意向を表明し、今後は毎年6月に年次メンバーシップ調査を実施すべきだと感じました。
• ノナ・Cは、今年と今後毎年6月に年次メンバーシップ調査を実施することを提案しました。この動議はジェニファー・Bが賛成し、全会一致で承認されました。
• ジェフは、責任保険の見積もりを得るためにいくつかの保険会社に連絡したと報告しました。このポリシーは、現在USLIを通じているD&O（取締役および役員）ポリシーに加えて提供されるものです。ジェフは、このポリシーを維持したいと述べ、昨年は549ドルで、今年はわずかに増加する可能性があると述べました。ジェフは、GMI Lifeのブローカーであるラリッサ・オリフィシを通じて作業しており、1件あたり100万ドル、年間合計200万ドルの責任保険の見積もりを495ドルで送ってもらったと述べました。
• マーク・Mは、GMI Lifeから495ドルで責任保険を購入することを提案しました。この動議はノナ・Cが賛成し、理事会は全会一致でこの動議を承認しました。
• ジェフは、次のOIAA書記が迅速に習得できるようにするために、書記の職務を文書化し始めたと報告しました。

技術報告 – マーク・M、技術委員長

• マークは、以前にウェブサイトサポートのRFPに2社が応答し、両社に参照を求めたと述べました。彼はこれらの会社からの返答がないことを懸念しており、フォローアップする予定です。

• マークは、メリンダ・Fがこの職に入札しないことを決定し、月末までメリンダのサービスを利用し続けると報告しました。

• マークは、10のZoomライセンスを購入する必要があると思っていたが、2または3だけで十分だと報告しました。

• マークは、現在メンバーシップディレクトリがないため、レジストラプロセスを改訂するために予算に1万ドルがあると報告しました。

• マークは、クラウド管理チームがポジションが交代する際にメールを移行するプロセスを作成していると報告しました。

国際トラスティ報告 – ベス・A、国際トラスティ

• ベス・Aは、OIAA国際大会の計画が順調に進んでいると報告しました。彼女は、大会が3日間のイベントになると述べました。初日はアジア、中国、日本、その他のオセアニア諸国のグループから始まります。2日目は北米と南米のグループ、3日目はヨーロッパ、アフリカ、中東、インドのグループになります。彼女は、グループが会議の形式を決定するが、政治や論争のある問題を避けるように指示されると述べました。
• ベスは、Tech 12と継続的に協力していく予定です。彼女は、1日7時間、4つの異なるZoomルームを持つ予定であると述べました。これにより、毎日24の時間枠が生まれます。
• ベスは、イラン、ブラジル、スペイン、ポルトガル、フランスのグループがすでに参加に興味を示していると述べました。彼女は、4/1までにグループからの情報を得て、いくつかの詳細を含めてイベントを宣伝し始めることを期待しています。

会議は午後4時04分（EST）に終了し、理事会はエグゼクティブセッションに入りました。

動議の要約

この会議で理事会によって投票された動議は次のとおりです:

1. 1. マーク・Mは、議事録を提示されたまま承認する動議を提出し、ノナ・Cがこれに賛成しました。11/16の議事録は全会一致で承認されました。
   2. マーク・Mは、修正された12/10の議事録を承認する動議を提出し、ジェニファー・Bがこれに賛成しました。議事録は全会一致で承認されました。

• スーザンは、メアリー・MをPIC議長として投票を呼びかけました。投票は4対1で賛成され、少数意見はありませんでした。

• ジェニファー・Bは、グウェン・McをCPC議長として承認する動議を提出し、ノナ・Cがこれに賛成しました。理事会は全会一致でこの動議を承認しました。

1. ジェニファー・Bは、GSOを出典として引用し、3番目のレガシーチャートを含めてガイドラインを承認する動議を提出しました。レジストラとアーキビストの役割説明が完成したときにそれらを含むプレースホルダーを含めることも提案しました。ジェフ・Bがこの動議に賛成し、理事会は全会一致でこの動議を承認しました。
2. マーク・Mは、GMI Lifeから495ドルで責任保険を購入することを提案しました。この動議はノナ・Cが賛成し、理事会は全会一致でこの動議を承認しました。
3. ノナ・Cは、ジェニファー・BがStripeの申請プロセスを続行することを提案し、ジェフ・Bがこれに賛成しました。理事会は全会一致でこの動議を承認しました。

謹んで提出いたします、

ジェフ・バーンクノプフ

OIAA書記