財務アップデート – 2023年8月

OIAA財務委員会

会議議事録

2023年8月14日
タイムゾーン：Pacific/Honolulu（GMT-10）

ジェニファーが平静の祈りで会議を開始
午後12時01分
出席者リスト：

グウェン・M、OIAA財務委員会メンバー
ジェニファー・B、OIAA財務委員会委員長
スーザン・R、OIAA理事会議長
フェリックス・E、OIAA財務委員会代理会計

エレン・F、AA新参者／適切なサービスの場を見つけるため様々な委員会に参加中。

アメリア、OIAA理事会代理書記

議題の承認

議事録の明確な承認なし

前月議事録の承認

午後12時09分承認

財務報告書の確認
1. 予算差異
2. 貸借対照表
3. 寄付

午後12時10分承認

新規議題

2024年委員会予算

ジェニファーが2024年予算について以下の4つの要求を提示

IGRフォーラム企画委員会予算要求：4回のIGRフォーラムの翻訳サービスに$4,160。

フォーラムは2時間で4言語分として計算。スペイン語、フランス語、ポルトガル語、ASL。これらの資金は、国際的な領域における組織の成長によっては、すべてが発生するとは限りません。

IGRフォームとそれを担当する個人または委員会について明確化する議論がありました。理事会副議長がそれらを担当します。スーザン、ジェフ、フラン？が主に委員会を構成し、時にはジェーン・Rも参加。新しい副議長は10月の活動数を減らし、いくつかのプレゼンテーションを提供することを計画しています。IGRのエスターは、それについてより多くの情報を求めていました。また、IG代表の絶え間ない入れ替わりがあり、彼らは何をすべきかわからずにここに来るため、年4回開催される予定でした。これらの冒頭に30分間の小さなチュートリアルがあります。新しいIGRと会い、彼らの責任について話し、報告書の提出などについて話すことが計画されています。これは理事会主催のイベントです。議論中のすべての予算外要求は2024年のものです。9月総会に対する予算外要求はありません。

グウェンがこの予算要求に関してIGRフォーラムの背景を説明しました。最初のインターグループフォーラムは1年半少し前のことでした。それは主にテストとして行われ、グウェンとジェフによって開始され、彼らがボランティアの募集を呼びかけました。それが彼らの募集方法でした。それは私たちの最初のインターグループ代表フォーラムであっただけでなく、インターグループメンバーシップとしてリアルタイムで初めて会った時でもありました。私たちは短期間でこのプロセスから多くを学び、初めて試すことだったため、時間のある人が誰でもその一部を担当して取り組みました。それは本当に委員会プロジェクトではなく、メンバーシップに到達するために本当に必要だと感じた人々のプロジェクトでした。

アイダホは、この組織で多くの活動が行われているため、評価プロセスを構築する必要があると提案しました。特に、メンバーシップにどれだけ求めているかという点で。2か月間で2回の総会を開催したためです。

大会89回目誕生日委員会予算要求：通訳者に$800。

ジェニファーは、大会が通訳者に$800を要求しているため、その項目を通訳者ラインに入れて予算と財務を構築することを提案しました。彼女は、その項目を全体的に含めることを提案し、そうすることで各イベントに翻訳項目が設けられます；大会、IGRフォーラム、ユニティなど。

ニーズ対翻訳サービスをどのように測定するかについての議論。フェリックス

イベント翻訳サービスが実施される前にニーズを測定する方法を見つけることを提案しました。アメリアはこのトピックについてイベント後の評価を提唱しています。委員会はこのトピックについて事前によく連絡を取る必要があります。スーザンは、要求する委員会がイベントを開催する場合、事前に予算で資金を要求することを確実にする必要性を再確認しました。委員会委員長はこれらのことを表現し、お互いの協力とより良い調整を構築し始めることができ、全員が何が起こっているかを知ることができます。

財務委員会予算要求：合計$3,194

$2,400.00 会計の特別サービス業務の可能性。月額$200

$250.00 1月費用 Traveling Mail年額。手数料は後で削減される可能性があります

。

$544.00 Xeroソフトウェア月額$37、4月の税務ソフトウェア$100

特別サービス業務の可能性が何をカバーするかについての議論。毎年990/ez申告をカバーするCPA。これを2024年OIAA全体予算に含め、特別サービス業務項目を$1,000増額することが可能です。

予算委員会理事会/議長予算要求：合計$26,700

$1,700.00 議長をICOAA会議に派遣

$5,500.00 法的保持料$5000；理事会開発$500

$19,500.00 理事会 X 12会議 x 1言語=3120（x3言語-9360）；運営委員会 x 8

会議 x 1言語=2080（x 3=6240）；総会 x 5会議 x ⅓

言語=1300/3900；すべてのイベント1言語=6500；3言語=19,500

この場合、正式なビジネスリーダーシップの背景を持たない可能性のある議長のボランティアの専門能力開発費をどのように、どこで計上するかについての議論。BoardSourceについて。ジェニファーは、BoardSource、ソースメンバーシップの項目を$6,000に引き上げることを提案しました = 法的可能性、法的費用、理事会開発の合計。全員が同意しました。

2024年の総会、理事会会議、運営委員会会議の翻訳および/または通訳サービスについて、また理事会がこの時点で正確なニーズを把握しているかどうかについての議論。予算化は資金を使わなければならないことを意味するのではなく、その目的のために確保されることを意味します。

理事会および他の委員会の事務支援について（この予算要求の適切ではない）の議論。スーザンが調査を行います。

予算項目承認午後1時00分

財務委員会委員長の役割

透明性と受託者責任に関するメンバーシップの懸念についての議論。理事会メンバーは委員長になれないと定款に記載されているという認識。OIAA定款、用語集、ガイドラインの明確化が必要。このトピックは総会でさらに議論される予定です。

憲章を変更？

メンバーシップは財務委員会の新しく承認された憲章のこの部分について不安を感じています。メンバーシップの懸念はチェック・アンド・バランスについてでした。メンバーシップは財務委員会委員長が会計も兼任できるかどうかのトピックを保留し、対処することを望んでいました。フェリックスは、財務委員会憲章への提案された変更をより良く教育するために、メンバーシップにプレゼンテーションを行うことを提案しました。いずれにしても、財務委員長の職務記述書が必要です。

財務委員会委員長選挙？

ガイドライン委員会の9月末の期限と財務報告の状況について保留。

その他の議題はございますか？

なし

責任声明で閉会

午後1時37分

議事録は記録から転写

敬具、エリカ・K