Participantes:

Beth a., curadora internacional

Jeff b., Secretário

Jennifer b., tesoureira

Nona C., vice-coordenadora

Amelia l, secretária suplente

Sean L., OG Bad Brains, IGR, grupo do Havaí

Mark m., presidente de tecnologia

Susan r., presidente

Susan R., a Presidente, deu início à reunião e abriu a sessão com a Oração da Serenidade às 14h02 EST.

Revisão das atas da Diretoria de Oficiais – Jeff B., Secretário

• Jeff revisou a ata da reunião do Conselho de Oficiais de 16/11. Não houve correções. Mark M. fez uma moção para aceitar a ata como apresentada, que foi secundada por Nona C. A ata de 16/11 foi aprovada por unanimidade.
• Jeff então revisou a ata da reunião do Conselho de Oficiais de 10/12. Susan comentou que houve um consenso de 4 dos 5 Oficiais sobre o tratamento do e-mail de Barry M. ao Conselho. Jeff afirmou que fará essa correção. Mark M. fez uma moção para aceitar a ata com as alterações, que foi secundada por Jennifer B. A ata de 10/12 foi aprovada por unanimidade.

Relatório do tesoureiro – Jennifer b., tesoureira

• Jennifer relatou que os relatórios de dezembro foram apresentados na reunião do comitê de Finanças de ontem. Ela afirmou que vários acréscimos foram feitos nos lados da receita e das despesas para o final de 2023.
• Ela afirmou que o comitê de Finanças decidiu modificar o relatório de Contribuições para combinar todas as contribuições individuais em uma única linha.
• Jennifer mencionou que iniciou o processo de solicitação de uma conta Stripe como um método de pagamento alternativo além do PayPal. Ela afirmou que isso não deve ser muito trabalho adicional porque o Stripe tem uma alimentação no Mercury semelhante à do PayPal.
• Ela perguntou ao Conselho se estamos de acordo em usar o Stripe como um método de pagamento alternativo. Beth A. observou que o Stripe suporta mais de 135 moedas e vários métodos de pagamento de diferentes países. Tanto Jeff quanto Mark comentaram que não estão familiarizados com o Stripe, mas são favoráveis com base nos comentários de Beth.
• Nona C. fez uma moção para que Jennifer B. continue com o processo de solicitação do Stripe, que foi secundada por Jeff B. O Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.
• Jennifer B. relatou que há um ticket submetido que nos removerá do fundo de doações do PayPal. Ela afirmou que se recebermos quaisquer fundos do fundo de doações do PayPal, eles serão devolvidos.
• O comitê de Finanças discutiu se deveria cobrar pela convenção internacional planejada da OIAA e decidiu que não deveríamos cobrar por este evento. Ela afirmou que se referiu ao folheto sobre Conferências e Convenções (MG-04) e ao folheto para eventos de Intergrupos (MG-02). Beth A. relatou que havia preocupações de que os membros não estivessem envolvidos na decisão de ter uma convenção internacional.

Aprovação do Conselho para o PIC e CPC – Susan r., presidente

• Susan afirmou que Mary M. se voluntariou para ser a presidente do PIC e Gwen Mc. se voluntariou para ser a presidente do CPC.

• Susan pediu aprovação de Mary M. como presidente do PIC. Mark M. perguntou se Mary continuaria como Registradora e Susan afirmou que sim. Mark perguntou ao Conselho como nos sentimos sobre ela ocupar ambas as posições, pois ele não era a favor disso. Jeff B. afirmou que sentia que alguém não deveria ocupar duas posições neste nível e que se ela fosse ser presidente de um comitê, deveria se concentrar em dirigir o comitê. Nona apontou que em seu papel anterior, Mary estava fazendo ambos os trabalhos como presidente dos Steppers e Registradora. Nona apontou que a Registradora é uma posição sem direito a voto.

• Susan pediu uma votação para Mary M. como presidente do PIC. A votação foi de 4 a 1 e não houve opinião minoritária.

• Jennifer B. fez uma moção para aceitar Gwen Mc. como presidente do CPC, que foi secundada por Nona C. O Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.

Relatório da vice-presidente – Nona c., vice-presidente

• Nona afirmou que o Fórum IGR está pronto para prosseguir. Ela relatou que haverá apenas um comitê, o comitê de Comunicação, apresentando porque há muita informação sobre seu comitê para apresentar. O vídeo, o Papel do IGR, também será exibido.
• Ela relatou que continuará sua investigação sobre o DeepL agora que as festas acabaram.
• Nona também mencionou que se concentrará na declaração de missão.

Revisão das diretrizes – Jeff b., Secretário

• Susan afirmou que as Diretrizes estão completas, com exceção das descrições de função do Arquivista e do Registrador. Ela sentiu que poderíamos aprovar as Diretrizes com espaços reservados para essas duas posições.
• Jeff relatou que recebeu um documento de volta do comitê de Comunicação com as margens corrigidas, o que Jeff não havia conseguido fazer.
• Jeff relatou que Lesliee, a presidente de Comunicações, expressou preocupação de que o processo do 3º legado é propriedade intelectual do GSO e que deveríamos modificar nossa versão do processo do 3º legado. Jeff informou a Lesliee que o processo do 3º legado é usado em todo o AA por Distritos e Áreas e que não deveríamos modificar o processo. Ele afirmou que não há marca registrada ou marca de serviço para o processo em si.
• Susan mencionou que ao fazer algumas pesquisas, ela encontrou o gráfico do 3º legado em vários lugares. Jennifer afirmou que era seu entendimento que grupos e entidades de AA poderiam usar materiais protegidos por direitos autorais do GSO e que ela não via razão para não usarmos o gráfico do 3º legado do Manual de Serviço. Susan concordou e afirmou que deveríamos poder fazer isso desde que déssemos a devida atribuição à fonte.
• Jennifer B. fez uma moção para aprovar as Diretrizes com a inclusão do gráfico do 3º legado, citando o GSO como fonte, e espaços reservados para as funções de Registrador e Arquivista a serem incluídos quando essas descrições de função estiverem completas. Jeff B. secundou a moção e o Conselho aprovou unanimemente a moção.

Relatório do Secretário – Jeff B., Secretário

• Jeff relatou que o relatório Anual para o Estado de NJ é devido todos os anos até o final de janeiro. Ele afirmou que este relatório foi submetido e estamos prontos para 2024. Jeff relatou que pagou a taxa de $33 com um cartão de crédito pessoal para este ano, mas que esta taxa deve ser paga com um cartão de crédito Mercury no próximo ano. Ele relatou que o relatório Anual foi carregado no Livro do Conselho.
• Jeff relatou que fizemos bom progresso na criação do nosso Livro do Conselho. Ele afirmou que o Livro do Conselho está atualmente um pouco mais de 60% completo com 4 tarefas em andamento que nos levarão a 75% de conclusão quando forem finalizadas. Ele mencionou que há dois documentos para o Livro do Conselho que ele sente que o Conselho deve focar: uma declaração de Missão e um plano Estratégico. Jeff mencionou que ele sente que o Conselho deve considerar fazer algum planejamento estratégico mais tarde este ano depois que as Diretrizes forem aprovadas. Jeff agradeceu Jennifer B. por carregar os documentos financeiros para o Livro do Conselho e Nona C. por garantir que criemos um Livro do Conselho.
• Jeff afirmou que a decisão de estender a pesquisa de Membros de 1/1 até hoje foi uma boa decisão, pois recebemos vários votos adicionais. Mark M. relatou que recebemos 210 respostas, das quais 38 eram duplicadas. Isso resulta em 172 respostas válidas e 172 x 0,25 = 43. Para a votação da Assembleia deste ano, o quórum será de 43. Jeff expressou sua intenção de conduzir outra pesquisa de membros em junho e sentiu que deveríamos conduzir a pesquisa anual de membros em junho daqui para frente.
• Nona C. fez uma moção para que conduzamos nossa pesquisa anual de membros em junho deste ano e daqui para frente a cada junho. A moção foi secundada por Jennifer B. e a moção foi aprovada por unanimidade.
• Jeff relatou que entrou em contato com várias companhias de seguros para obter uma cotação para seguro de responsabilidade civil. Esta apólice seria adicional à nossa apólice D&O (Diretores e Oficiais), que atualmente é através da USLI, a maior seguradora deste tipo de apólice. Jeff afirmou que gostaria de manter esta apólice que custou $549 no ano passado e pode ter um pequeno aumento para este ano. Jeff afirmou que tem trabalhado através de uma corretora da GMI Life, Larissa Orifici, que nos enviou uma cotação para uma apólice de responsabilidade civil por $495 com $1MM por incidente e $2MM total anualmente.
• Mark M. fez uma moção para que compremos a apólice de responsabilidade civil da GMI Life por $495. A moção foi secundada por Nona C. e o Conselho aprovou a moção por unanimidade.
• Jeff relatou que começou a documentar os deveres do Secretário no que está sendo chamado de Manual do Secretário, que ajudará o próximo Secretário da OIAA a se atualizar.

Relatório de tecnologia – Mark M., presidente de tecnologia

• Mark afirmou que anteriormente tinha duas empresas respondendo à nossa RFP para suporte ao site e pediu referências a ambas. Ele expressou preocupação por não ter recebido resposta dessas empresas e fará um acompanhamento com elas.

• Mark relatou que Melinda F. decidiu não apresentar uma proposta para a posição e que ele continuará a usar o serviço de Melinda até o final do mês.

• Mark relatou que ele pensava que precisaríamos comprar 10 licenças do Zoom, mas deveríamos precisar apenas de 2 ou 3.

• Mark relatou que temos $10.000 no orçamento para revisar nosso processo de Registrador, já que atualmente não temos um diretório de Membros.

• Mark relatou que a equipe de Administração da Nuvem está trabalhando em um processo para migrar e-mails quando uma posição é rotacionada.

Relatório do administrador internacional – Beth a., administradora internacional

• Beth A. relatou que o planejamento para a convenção internacional da OIAA está indo bem. Ela mencionou que a convenção será um evento de 3 dias. O primeiro dia será para grupos da Ásia, China, Japão e outros países da Oceania. O segundo dia será para grupos da América do Norte e do Sul, enquanto o 3º dia será para grupos da Europa, África, Oriente Médio e Índia. Ela afirmou que os grupos decidirão o formato de sua reunião, mas serão aconselhados a evitar política e questões controversas.
• Beth trabalhará com o Tech 12 de forma contínua. Ela afirmou que teremos 7 horas por dia e 4 salas diferentes do Zoom. Isso resultará em 24 horários disponíveis por dia.
• Beth afirmou que grupos do Irã, Brasil, Espanha, Portugal e França já indicaram que estão interessados em participar. Ela espera ter as informações dos grupos até 1/4 para que possamos começar a divulgar o evento com alguns detalhes.

A reunião foi encerrada às 16h04 EST quando o Conselho entrou em sessão executiva.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas pelo Conselho nesta reunião:

1. 1. Mark M. fez uma moção para aceitar a ata como apresentada, que foi secundada por Nona C. A ata de 16/11 foi aprovada por unanimidade.
   2. Mark M. fez uma moção para aceitar a ata de 10/12 com as alterações, que foi secundada por Jennifer B. A ata foi aprovada por unanimidade.

• Susan pediu uma votação para Mary M. como presidente do PIC. A votação foi de 4 a 1 a favor e não houve opinião minoritária.

• Jennifer B. fez uma moção para aceitar Gwen Mc. como presidente do CPC, que foi secundada por Nona C. O Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.

1. Jennifer B. fez uma moção para aprovar as Diretrizes com a inclusão do gráfico do 3º legado, citando o GSO como fonte, e espaços reservados para as descrições de função do Registrador e do Arquivista a serem incluídos quando essas descrições de função estiverem completas. Jeff B. secundou a moção e o Conselho aprovou unanimemente a moção.
2. Mark M. fez uma moção para que compremos a apólice de responsabilidade civil da GMI Life por $495. A moção foi secundada por Nona C. e o Conselho aprovou a moção por unanimidade.
3. Nona C. fez uma moção para que Jennifer B. continue com o processo de solicitação do Stripe, que foi secundada por Jeff B. O Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.

Humildemente submetido,

Jeff Bernknopf

Secretário da OIAA