Atualização para finanças – Ago 2023

COMITÊ DE FINANÇAS DA OIAA

Ata da reunião

14 de agosto de 2023
Fuso horário: Pacific/Honolulu (GMT-10)

 

1. Jennifer abriu a reunião com a Oração da Serenidade
   12:01 PM

2. Lista de participantes:
   
   Gwen M, membro do comitê financeiro da OIAA
   Jennifer B, presidente do comitê financeiro da OIAA
   Susan R, presidente do conselho da OIAA
   Felix E, tesoureiro alternativo do comitê financeiro da OIAA

Ellen F, nova no AA / participando de vários comitês para encontrar uma boa função de serviço.

Amelia, secretária alternativa do conselho da OIAA

1. Aprovação da pauta

 

Sem aprovação clara na transcrição

1. Aprovação da ata do mês anterior

 

Aprovado às 12:09 PM

1. Revisão de relatórios financeiros
   1. Variação orçamentária
   2. Balanço patrimonial
   3. Contribuições

 

Aprovado às 12:10 PM

 

1. Novos negócios

1. Orçamentos do comitê para 2024

Jennifer apresentou 4 solicitações para o orçamento de 2024, como segue

• Solicitação de orçamento do Comitê de Planejamento do Fórum IGR: 4.160 $ para serviços de tradução para 4 Fóruns IGR.

Os fóruns têm 2 horas de duração e são calculados para 4 idiomas: espanhol, francês, português e ASL. Esses fundos podem não ser totalmente utilizados, dependendo do crescimento da nossa organização no âmbito internacional.

 

Houve uma discussão esclarecendo os formulários IGR e qual indivíduo ou comitê os manipula. O vice-presidente do conselho os manipula. Susan, Jeff e Fran? compuseram o comitê principalmente, e às vezes Jane R. O novo vice-presidente está planejando talvez reduzir o número de atividades em outubro e possivelmente fornecer algumas apresentações. Esther, dos IGRs, queria mais informações sobre. Também deveria ser realizado quatro vezes por ano porque temos uma rotatividade constante de representantes de IG e eles entram aqui sem saber o que fazer. Há um pequeno tutorial de meia hora no início dessas coisas. Está planejado se encontrar com os novos IGRs e apenas dizer-lhes suas responsabilidades, falar sobre relatórios e coisas assim. É um evento administrado pelo conselho. Todas as solicitações não orçadas em discussão são para 2024. Não há solicitações não orçadas para a assembleia de setembro.

Gwen deu alguns antecedentes sobre o Fórum IGR em relação a esta solicitação orçada. O primeiro fórum intergrupal foi há pouco mais de 1,5 anos. Isso foi principalmente como um teste e foi iniciado por Gwen e Jeff e eles fizeram uma chamada para voluntários. Foi assim que eles recrutaram. Essa não foi apenas a nossa primeira reunião de representantes intergrupais, mas foi a primeira vez que nos reunimos em tempo real como membros intergrupais. Aprendemos muito com este processo em um curto período de tempo e, como era algo que estávamos tentando pela primeira vez, quem tinha tempo para pegar um pedaço dele trabalhou nele. Nunca foi realmente um projeto de comitê, mas apenas o projeto que as pessoas sentiram que era realmente necessário para alcançar nossos membros.

Idaho sugeriu que, como há tantas atividades acontecendo nesta organização, os processos de avaliação precisam ser construídos. Especialmente em termos do quanto estamos pedindo aos membros. Porque tivemos duas assembleias em dois meses.

• Solicitação de orçamento do Comitê do 89º Aniversário da Convenção: 800 $ para intérpretes.

 

Jennifer sugere que, como a convenção está pedindo 800 $ para intérpretes, colocar esse item na linha de intérpretes e construir o orçamento e as finanças. Ela sugeriu incluir esse item de linha em toda a linha e, dessa forma, cada evento terá um item de linha de tradução; convenção, fórum IGR, Unity, etc.

Discussão sobre como avaliar a necessidade versus o serviço de tradução. Felix

sugeriu descobrir uma maneira de avaliar a necessidade antes que o serviço de tradução de eventos seja implementado. Amelia defende uma avaliação pós-evento sobre o tema. Os comitês precisam se comunicar bem antes sobre este tema. Susan reiterou a necessidade de os comitês solicitantes terem certeza de que, se estiverem realizando um evento, estão pedindo dinheiro no orçamento, com antecedência. Os presidentes dos comitês podem expressar essas coisas e começar a construir cooperação e melhor coordenação uns com os outros, para que todos saibam o que está acontecendo.

• Solicitação de orçamento do Comitê de Finanças: 3.194 $ no total

 

2.400,00 $ Possível trabalho de serviço especial para contabilidade. 200 $/mês

250,00 $ Despesa de janeiro Traveling Mail Annual. A taxa pode ser reduzida

mais tarde.

544,00 $ 37 $/mês Software Xero, 100 $ para software de impostos Aprill

Discussão sobre o que o possível trabalho de serviço especial cobriria. CPA para cobrir o arquivamento 990/ez a cada ano. Possivelmente incluir isso no orçamento geral da OIAA de 2024 e aumentar o item de trabalho de serviço especial em 1.000 $.

• Solicitação de orçamento do Conselho/Presidente do Comitê de Orçamento: 26.700 $ no total

 

1.700,00 $ enviar o presidente para a conferência ICOAA

5.500,00 $ 5000 $ para honorários advocatícios; 500 $ para desenvolvimento do conselho

19.500,00 $ Conselho X 12 reuniões x 1 lang=3120(x3 lang-9360); Direção x 8

reunião x 1 lang=2080(x 3=6240); Assembleia x 5 reunião x ⅓

idioma=1300/3900; Todos os eventos 1 idioma=6500; 3 idiomas=19.500

Discussão sobre como e onde contabilizar as taxas de desenvolvimento profissional para voluntários, neste caso o presidente, que pode/não ter formação formal em liderança empresarial. Referente ao BoardSource. Jennifer sugeriu aumentar o item de linha para 6.000 $ para o BoardSource, associação de origem = Total para possível legal, despesas legais e desenvolvimento do conselho. Todos concordaram.

 

Discussão sobre serviços de tradução e/ou interpretação para assembleias, reuniões do conselho e reuniões do comitê diretivo em 2024, e se o conselho sabe sobre as necessidades precisas neste momento. Orçar não significa que o dinheiro deva ser gasto, apenas que está reservado para o propósito.

 

Discussão sobre ajuda administrativa para o conselho e outros comitês (não apropriado para esta solicitação de orçamento). Susan fará algumas pesquisas.

 

Itens do orçamento aprovados às 13:00

 

1. Função do presidente do comitê de finanças

Discussão sobre as preocupações dos membros sobre transparência e dever fiduciário. A percepção é que os estatutos dizem que um membro do conselho não pode ser presidente. Necessidade de esclarecimento dos estatutos, glossário e diretrizes da OIAA. O tópico será discutido mais a fundo na assembleia.

 

1. Alterar estatuto?

Os membros estão desconfortáveis com esta seção da carta recém-aprovada do comitê de finanças. As preocupações dos membros eram sobre controles e equilíbrios. Os membros queriam adiar e abordar o tópico de se o presidente do comitê de finanças também pode ser tesoureiro. Felix sugeriu que uma apresentação seja feita aos membros para melhor educar as mudanças propostas na carta do comitê de finanças. Independentemente disso, é necessário haver uma descrição do cargo para um presidente de finanças.

1. Eleição do presidente do comitê de finanças?

Adiado, pois temos um prazo até o final de setembro para o Comitê de Diretrizes e qual é o status do relatório de Finanças.

 

1. Outros assuntos?

Nenhum

1. Fechado com a declaração de responsabilidade

13:37

 

Ata da reunião transcrita da transcrição

Respeitosamente submetido, Erica K