Atualização financeira – agosto de 2023

COMITÉ DE FINANÇAS DA OIAA

Ata da reunião

14 de agosto de 2023
Fuso horário: Pacific/Honolulu (GMT-10)

 

1. Jennifer abriu a reunião com a Oração da Serenidade
   12:01

2. Lista de Presentes:
   
   Gwen M, membro do comité de finanças da OIAA
   Jennifer B, presidente do comité de finanças da OIAA
   Susan R, presidente do conselho da OIAA
   Felix E, tesoureiro suplente do comité de finanças da OIAA

Ellen F, nova no AA / participando em vários comités para encontrar um serviço adequado.

Amelia, secretária suplente do conselho da OIAA

1. Aprovação da ordem de trabalhos

 

Sem aprovação clara da transcrição

1. Aprovação da ata do mês anterior

 

Aprovada às 12:09

1. Análise dos relatórios financeiros
   1. Variação orçamental
   2. Balanço
   3. Contribuições

 

Aprovada às 12:10

 

1. Novos assuntos

1. Orçamentos dos Comités para 2024

Jennifer apresentou 4 pedidos para o orçamento de 2024, como se segue

• Pedido de orçamento do Comité de Planeamento do Fórum IGR: 4.160 $ para serviços de tradução para 4 Fóruns IGR.

Os fóruns têm duração de 2 horas e foram calculados para 4 idiomas. Espanhol, Francês, Português e ASL. Estes fundos podem não ser todos utilizados dependendo do crescimento da nossa organização no âmbito internacional.

 

Houve discussão para esclarecer os formulários IGR e qual indivíduo ou comité os gere. O vice-presidente do conselho gere-os. Susan, Jeff e Fran? compunham principalmente o comité, e por vezes Jane R. O novo vice-presidente está a fazer planos para possivelmente reduzir o número de atividades em outubro e possivelmente fornecer algumas apresentações. Esther nos IGR quis mais informações sobre o facto de ser realizado quatro vezes por ano porque temos uma constante rotatividade de representantes de IG e eles chegam aqui sem saber o que fazer. Há um pequeno tutorial de meia hora no início destas coisas. Está planeado reunir com os novos IGR e apenas informá-los das suas responsabilidades, falar sobre a apresentação de relatórios e coisas assim. É um evento gerido pelo conselho. Todos os pedidos não orçamentados em discussão são para 2024. Não há pedidos não orçamentados para a assembleia de setembro.

Gwen deu algum contexto sobre o Fórum IGR em relação a este pedido orçamentado. O primeiro fórum intergrupal foi há pouco mais de 1,5 anos. Foi principalmente como um teste e foi iniciado por Gwen e Jeff e eles fizeram o apelo por voluntários. Foi assim que recrutaram. Não foi apenas o nosso primeiro fórum de representantes intergrupais, mas foi a primeira vez que nos reunimos em tempo real como membros de intergrupo. Aprendemos muito com este processo num curto espaço de tempo e, por ser algo que estávamos a tentar pela primeira vez, quem tinha tempo para pegar numa parte dele trabalhou nele. Nunca foi realmente um projeto de comité, mas apenas o projeto que as pessoas sentiram que era realmente necessário para alcançar os nossos membros.

Idaho sugeriu que, uma vez que há tantas atividades a decorrer nesta organização, é necessário criar processos de avaliação. Especialmente em termos de quanto estamos a pedir aos membros. Porque tivemos duas assembleias em dois meses.

• Pedido de orçamento do Comité do 89º Aniversário da Convenção: 800 $ para intérpretes.

 

Jennifer sugere que, uma vez que a convenção está a pedir 800 $ para intérpretes, esse item seja colocado na linha de intérpretes e construa o orçamento e as finanças. Ela sugeriu incluir essa linha em toda a parte, e dessa forma cada evento terá uma linha de item de tradução; convenção, fórum IGR, Unidade, etc.

Discussão sobre como avaliar a necessidade vs serviço de tradução. Felix

sugeriu encontrar uma forma de avaliar a necessidade antes de implementar o serviço de tradução do evento. Amelia defende uma avaliação pós-evento sobre o tema. Os comités precisam de comunicar bem antecipadamente sobre este tema. Susan reiterou a necessidade de os comités solicitantes se certificarem de que, se estiverem a realizar um evento, estão a pedir dinheiro no orçamento, com antecedência. Os presidentes dos comités podem expressar estas coisas e começar a construir cooperação e melhor coordenação entre si, para que todos saibam o que está a acontecer.

• Pedido de orçamento do Comité de Finanças: 3.194 $ no total

 

2.400,00 $ Possível trabalho de serviço especial para contabilidade. 200 $/mensais

250,00 $ Despesa de janeiro Correio Viajante Anual. A taxa pode ser reduzida

posteriormente.

544,00 $ 37 $/mês software Xero, 100 $ para software fiscal abril

Discussão sobre o que o possível trabalho de serviço especial cobriria. CPA para cobrir o arquivo 990/ez anualmente. Possivelmente incluir isto no orçamento geral da OIAA de 2024 e aumentar o item de trabalho de serviço especial em 1.000 $.

• Pedido de orçamento do Conselho/Presidente do Comité de Orçamento: 26.700 $ no total

 

1.700,00 $ enviar presidente à conferência ICOAA

5.500,00 $ 5000 $ para retenção legal; 500 $ para desenvolvimento do conselho

19.500,00 $ Conselho X 12 reuniões x 1 idioma=3120(x3 idiomas-9360); Direção x 8

reunião x 1 idioma=2080(x 3=6240); Assembleia x 5 reuniões x ⅓

idioma=1300/3900; Todos os eventos 1 idioma=6500; 3 idiomas=19.500

Discussão sobre como e onde contabilizar as taxas de desenvolvimento profissional para voluntários, neste caso o presidente, que pode/não ter experiência formal em liderança empresarial. Relativamente ao BoardSource. Jennifer sugeriu aumentar a linha de item para 6.000 $ para BoardSource, associação fonte = Total para possíveis despesas legais e desenvolvimento do conselho. Todos concordaram.

 

Discussão sobre serviços de tradução e/ou interpretação para assembleias, reuniões do conselho e reuniões do comité diretor em 2024, e se o conselho conhece as necessidades precisas neste momento. Orçamentar não significa que o dinheiro deve ser gasto, apenas que está reservado para o propósito.

 

Discussão sobre ajuda administrativa para o conselho e outros comités (não apropriado para este pedido de orçamento). Susan fará alguma pesquisa.

 

Itens do orçamento aprovados às 13:00

 

1. Função do presidente do comité de finanças

Discussão sobre preocupações dos membros quanto à transparência e dever fiduciário. A perceção é que os estatutos dizem que um membro do conselho não pode ser presidente. Necessidade de clarificação dos estatutos, glossário e diretrizes da OIAA. O tema será discutido mais detalhadamente na assembleia.

 

1. Alterar o estatuto?

Os membros estão inquietos com esta secção do estatuto recentemente aprovado do comité de finanças. As preocupações dos membros eram sobre verificações e equilíbrios. Os membros queriam adiar e abordar o tema sobre se o presidente do comité de finanças também pode ser tesoureiro. Felix sugeriu que fosse feita uma apresentação aos membros para melhor educar sobre as alterações propostas ao estatuto do comité de finanças. Independentemente disso, é necessária uma descrição do cargo de presidente de finanças.

1. Eleição do presidente do comité de finanças?

Adiado pendente temos um prazo até ao final de setembro para o Comité de Diretrizes e qual é o estado do relatório de Finanças.

 

1. Outros assuntos?

Nenhum

1. Encerrou com a declaração de responsabilidade

13:37

 

Ata da reunião transcrita da gravação

Respeitosamente submetida, Erica K