3 Participantes:

Beth a., administradora internacional

Jeff b., Secretário

Jennifer b., tesoureira

Nona C., vice-presidente

Amelia l, Secretária suplente

Sean L., OG Bad Brains, IGR, grupo do Havai

Mark m., presidente de tecnologia

Susan r., presidente

Susan R., a Presidente, declarou a reunião aberta e iniciou a reunião com a Oração da Serenidade às 14:02 EST.

Revisão das atas do Conselho de Administração – Jeff B., Secretário

• Jeff analisou as atas da reunião do Conselho de Administração de 16/11. Não houve correções. Mark M. fez uma moção para aceitar as atas tal como apresentadas, que foi secundada por Nona C. As atas de 16/11 foram aprovadas por unanimidade.
• Jeff analisou então as atas da reunião do Conselho de Administração de 10/12. Susan comentou que houve um consenso de 4 dos 5 Administradores sobre o tratamento do e-mail de Barry M. para o Conselho. Jeff afirmou que fará essa correção. Mark M. fez uma moção para aceitar as atas com as alterações, que foi secundada por Jennifer B. As atas de 10/12 foram aprovadas por unanimidade.

Relatório do Tesoureiro – Jennifer b., Tesoureira

• Jennifer informou que os relatórios de dezembro foram apresentados na reunião do comité de Finanças de ontem. Ela afirmou que foram feitos vários acréscimos nos lados das receitas e das despesas para o final de 2023.
• Ela afirmou que o comité de Finanças decidiu modificar o relatório de Contribuições para combinar todas as contribuições individuais numa única linha.
• Jennifer mencionou que iniciou o processo de candidatura a uma conta Stripe como método de pagamento alternativo, além do PayPal. Ela afirmou que isto não deverá dar muito trabalho adicional, porque a Stripe tem um feed no Mercury semelhante ao do PayPal.
• Ela perguntou ao Conselho se concordamos em usar a Stripe como método de pagamento alternativo. Beth A. observou que a Stripe suporta mais de 135 moedas e vários métodos de pagamento de diferentes países. Tanto Jeff como Mark comentaram que não estão familiarizados com a Stripe, mas apoiam a ideia com base nos comentários de Beth.
• Nona C. fez uma moção para que Jennifer B. continue com o processo de candidatura à Stripe, que foi secundada por Jeff B. O Conselho votou por unanimidade a favor da moção.
• Jennifer B. informou que foi submetido um pedido de suporte que nos removerá do fundo PayPal Giving. Ela afirmou que, se recebermos quaisquer fundos do fundo PayPal Giving, estes serão devolvidos.
• O comité de Finanças discutiu se deveria cobrar pela convenção internacional da OIAA planeada e decidiu que não deveríamos cobrar por este evento. Ela afirmou que consultou o folheto sobre Conferências e Convenções (MG-04) e o folheto para eventos Intergrupos (MG-02). Beth A. informou que havia preocupações de que os membros não estivessem envolvidos na tomada de decisão de realizar uma convenção internacional.

Aprovação pelo Conselho do PIC e do CPC – Susan r., presidente

• Susan afirmou que Mary M. se ofereceu para ser a presidente do PIC e Gwen Mc, ofereceu-se para ser a presidente do CPC.

• Susan pediu a aprovação de Mary M. como presidente do PIC. Mark M. perguntou se Mary continuaria como Registradora e Susan afirmou que sim. Mark perguntou ao Conselho o que achávamos de ela ocupar ambos os cargos, pois ele não era a favor disso. Jeff B. afirmou que achava que ninguém deveria ocupar dois cargos neste nível e que, se ela fosse ser presidente de um comité, deveria concentrar-se em dirigir o comité. Nona salientou que, na sua função anterior, Mary estava a fazer ambos os trabalhos como presidente dos Steppers e Registradora. Nona salientou que o cargo de Registradora não tem direito a voto.

• Susan pediu uma votação para Mary M. como presidente do PIC. A votação foi de 4 para 1 e não houve opinião minoritária.

• Jennifer B. fez uma moção para aceitar Gwen Mc. como presidente do CPC, que foi secundada por Nona C. O Conselho votou por unanimidade a favor da moção.

Relatório da Vice-presidente – Nona c., vice-presidente

• Nona afirmou que o Fórum IGR está pronto para avançar. Ela informou que haverá apenas um comité, o comité de Comunicação, a apresentar porque há uma grande quantidade de informações sobre o seu comité a apresentar. O vídeo, o Papel do IGR, também será exibido.
• Ela informou que continuará a sua investigação sobre o DeepL agora que as férias terminaram.
• Nona também mencionou que se concentrará na declaração de missão.

Revisão das Diretrizes – Jeff B., Secretário

• Susan afirmou que as Diretrizes estão completas, com exceção das descrições das funções de Arquivista e Registradora. Ela achava que podíamos aprovar as Diretrizes com marcadores de posição para estes dois cargos.
• Jeff informou que recebeu um documento de volta do comité de Comunicação com as margens corrigidas, o que Jeff não tinha conseguido fazer.
• Jeff informou que Lesliee, a presidente de Comunicações, manifestou preocupação com o facto de o 3º processo legado ser propriedade intelectual da GSO e que deveríamos modificar a nossa versão do 3º processo legado. Jeff informou Lesliee de que o 3º processo legado é usado em toda a AA por Distritos e Áreas e que não deveríamos modificar o processo. Ele afirmou que não há marca registada ou marca de serviço para o próprio processo.
• Susan mencionou que, ao fazer algumas pesquisas, encontrou o 3º gráfico legado numa variedade de lugares. Jennifer afirmou que era seu entendimento que os grupos e entidades de AA podiam usar materiais protegidos por direitos de autor da GSO e que ela não via razão para não usarmos o 3º gráfico legado do Manual de Serviço. Susan concordou e afirmou que deveríamos ser capazes de o fazer, desde que déssemos a devida atribuição à fonte.
• Jennifer B. fez uma moção para aprovar as Diretrizes com a inclusão do 3º gráfico legado, citando a GSO como a fonte, e marcadores de posição para as funções de Registradora e Arquivista a serem incluídas quando essas descrições de funções estiverem completas. Jeff B. secundou a moção e o Conselho aprovou a moção por unanimidade.

Relatório do Secretário – Jeff B., Secretário

• Jeff informou que o relatório anual para o Estado de NJ é devido todos os anos até ao final de janeiro. Ele afirmou que este relatório foi submetido e que estamos todos prontos para 2024. Jeff informou que pagou a taxa de 33 $ com um cartão de crédito pessoal para este ano, mas que esta taxa deverá ser paga com um cartão de crédito Mercury no próximo ano. Ele informou que o relatório anual foi carregado no Livro do Conselho.
• Jeff informou que fizemos bons progressos na criação do nosso Livro do Conselho. Ele afirmou que o Livro do Conselho está atualmente um pouco mais de 60% completo, com 4 tarefas em andamento que nos levarão a 75% completo quando terminarem. Ele mencionou que há dois documentos para o Livro do Conselho em que ele sente que o Conselho deve concentrar-se: uma declaração de Missão e um plano Estratégico. Jeff mencionou que ele sente que o Conselho deve considerar fazer algum planeamento estratégico ainda este ano, após a aprovação das Diretrizes. Jeff agradeceu a Jennifer B. por carregar os documentos financeiros para o Livro do Conselho e a Nona C. por garantir que criamos um Livro do Conselho.
• Jeff afirmou que a decisão de estender a sondagem de Membros de 1/1 até hoje foi uma boa decisão, pois recebemos uma série de votos adicionais. Mark M. informou que recebemos 210 respostas, das quais 38 eram duplicados. Isto resulta em 172 respostas válidas e 172 x 0,25 = 43. Para a votação da Assembleia deste ano, o quórum será de 43. Jeff expressou a sua intenção de realizar outra sondagem de membros em junho e sentiu que deveríamos realizar a sondagem anual de membros em junho no futuro.
• Nona C. fez uma moção para que realizemos a nossa sondagem anual de membros em junho deste ano e, no futuro, todos os meses de junho. A moção foi secundada por Jennifer B. e a moção foi aprovada por unanimidade.
• Jeff informou que contactou várias companhias de seguros para obter uma cotação para um seguro de responsabilidade civil. Esta apólice seria adicional à nossa apólice de D&O (Diretores e Administradores), que é atualmente através da USLI, a maior seguradora deste tipo de apólice. Jeff afirmou que gostaria de manter esta apólice, que custou 549 $ no ano passado e poderá ter um ligeiro aumento este ano, Jeff afirmou que tem trabalhado através de uma corretora da GMI Life, Larissa Orifici, que nos enviou uma cotação para uma apólice de responsabilidade civil por 495 $ com 1 milhão de dólares por incidente e 2 milhões de dólares no total anualmente.
• Mark M. fez uma moção para que comprássemos a apólice de responsabilidade civil da GMI Life por 495 $. A moção foi secundada por Nona C. e o Conselho aprovou a moção por unanimidade.
• Jeff informou que começou a documentar as funções do Secretário no que está a ser chamado de Manual do Secretário, o que ajudará o próximo Secretário da OIAA a ficar a par da situação.

Relatório de tecnologia – Mark m., presidente de tecnologia

• Mark afirmou que já tinha duas empresas a responder ao nosso RFP para suporte ao website e pediu referências a ambas. Ele expressou preocupação por não ter recebido resposta destas empresas e fará o acompanhamento com elas.

• Mark informou que Melinda F. decidiu não apresentar uma proposta para o cargo e que ele continuará a usar o serviço de Melinda até ao final do mês.

• Mark informou que pensava que precisaríamos de comprar 10 licenças Zoom, mas só deveremos precisar de 2 ou 3.

• Mark informou que temos 10.000 $ no orçamento para rever o nosso processo de Registo, pois atualmente não temos um diretório de Membros.

• Mark informou que a equipa de Administração da Nuvem está a trabalhar num processo para migrar e-mails quando um cargo é rotativo.

Relatório do administrador internacional – Beth a., administrador internacional

• Beth A. informou que o planeamento para a convenção internacional da OIAA está a correr bem. Ela mencionou que a convenção será um evento de 3 dias. O primeiro dia será de grupos da Ásia, China, Japão e outros países da Oceânia. O segundo dia será para grupos da América do Norte e do Sul, enquanto o 3º dia será para grupos da Europa, África, Médio Oriente e Índia. Ela afirmou que os grupos decidirão sobre o formato da sua reunião, mas serão aconselhados a manterem-se afastados da política e de questões controversas.
• Beth trabalhará com a Tech 12 numa base contínua. Ela afirmou que teremos 7 horas por dia e 4 salas Zoom diferentes. Isto resultará em 24 horários cada dia.
• Beth afirmou que grupos do Irão, Brasil, Espanha, Portugal e França já indicaram que estão interessados em participar. Ela espera ter as informações dos grupos até 4/1 para que possamos começar a divulgar o evento com alguns detalhes.

A reunião foi encerrada às 16:04 EST quando o Conselho entrou em sessão executiva.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas pelo Conselho nesta reunião:

1. 1. Mark M. fez uma moção para aceitar as atas tal como apresentadas, que foi secundada por Nona C. As atas de 16/11 foram aprovadas por unanimidade.
   2. Mark M. fez uma moção para aceitar as atas de 10/12 com as alterações, que foi secundada por Jennifer B. As atas foram aprovadas por unanimidade.

• Susan pediu uma votação para Mary M. como presidente do PIC. A votação foi de 4 para 1 a favor e não houve opinião minoritária.

• Jennifer B. fez uma moção para aceitar Gwen Mc. como presidente do CPC, que foi secundada por Nona C. O Conselho votou por unanimidade a favor da moção.

1. Jennifer B. fez uma moção para aprovar as Diretrizes com a inclusão do 3º gráfico legado, citando a GSO como a fonte, e marcadores de posição para as funções de Registradora e Arquivista a serem incluídas quando essas descrições de funções estiverem completas. Jeff B. secundou a moção e o Conselho aprovou a moção por unanimidade.
2. Mark M. fez uma moção para que comprássemos a apólice de responsabilidade civil da GMI Life por 495 $. A moção foi secundada por Nona C. e o Conselho aprovou a moção por unanimidade.
3. Nona C. fez uma moção para que Jennifer B. continue com o processo de candidatura à Stripe, que foi secundada por Jeff B. O Conselho votou por unanimidade a favor da moção.

Humildemente submetido,

Jeff Bernknopf

Secretário(a) da OIAA