3 Участника:

Бет А., международный попечитель

Джефф Б., секретарь

Дженнифер Б., казначей

Нона К., заместитель председателя

Амелия Л., заместитель секретаря

Шон Л., OG Bad Brains, IGR, группа Гавайи

Марк М., председатель технологического комитета

Сьюзен Р., председатель

Сьюзан Р., председатель, объявила заседание открытым и начала заседание с Молитвы о душевном покое в 14:02 по восточному времени.

Обзор протоколов заседаний должностных лиц – Джефф Б., секретарь

• Джефф рассмотрел протокол заседания правления должностных лиц от 16 ноября. Исправлений не было. Марк М. внес предложение принять протокол в представленном виде, которое было поддержано Ноной С. Протокол от 16 ноября был утвержден единогласно.
• Затем Джефф рассмотрел протокол заседания правления должностных лиц от 10 декабря. Сьюзан отметила, что существует консенсус 4 из 5 должностных лиц по поводу обработки электронного письма Барри М. в правление. Джефф заявил, что внесет это исправление. Марк М. внес предложение принять протокол с поправками, которое было поддержано Дженнифер Б. Протокол от 10 декабря был утвержден единогласно.

Отчет казначея – Дженнифер Б., казначей

• Дженнифер сообщила, что декабрьские отчеты были представлены на вчерашнем заседании финансового комитета. Она заявила, что в конце 2023 года было сделано несколько начислений по статьям доходов и расходов.
• Она заявила, что финансовый комитет решил изменить отчет о взносах, объединив все индивидуальные взносы в одну строку.
• Дженнифер упомянула, что она начала процесс подачи заявки на учетную запись Stripe в качестве альтернативного способа оплаты в дополнение к PayPal. Она заявила, что это не должно потребовать много дополнительной работы, поскольку в Mercury есть лента Stripe, аналогичная ленте PayPal.
• Она спросила правление, не возражаем ли мы против использования Stripe в качестве альтернативного способа оплаты. Бет А. отметила, что Stripe поддерживает более 135 валют и ряд способов оплаты из разных стран. И Джефф, и Марк отметили, что они не знакомы со Stripe, но поддерживают ее, основываясь на комментариях Бет.
• Нона С. внесла предложение о том, чтобы Дженнифер Б. продолжила процесс подачи заявки на Stripe, которое было поддержано Джеффом Б. Правление единогласно проголосовало за утверждение предложения.
• Дженнифер Б. сообщила, что подана заявка, которая исключит нас из фонда PayPal Giving. Она заявила, что если мы получим какие-либо средства из фонда PayPal Giving, они будут возвращены.
• Финансовый комитет обсудил, следует ли взимать плату за запланированную международную конвенцию OIAA, и решил, что мы не должны взимать плату за это мероприятие. Она заявила, что сослалась на брошюру о конференциях и конвенциях (MG-04) и брошюру о мероприятиях Intergroup (MG-02). Бет А. сообщила, что были опасения, что члены организации не участвовали в принятии решения о проведении международной конвенции.

Утверждение правлением PIC и CPC – Сьюзан Р., председатель

• Сьюзан заявила, что Мэри М. вызвалась быть председателем PIC, а Гвен Мак вызвалась быть председателем CPC.

• Сьюзан попросила утвердить Мэри М. в качестве председателя PIC. Марк М. спросил, продолжит ли Мэри быть регистратором, и Сьюзан заявила, что продолжит. Марк спросил правление, как мы относимся к тому, что она занимает обе должности, поскольку он не был в восторге от этого. Джефф Б. заявил, что, по его мнению, никто не должен занимать две должности на этом уровне и что, если она собирается быть председателем комитета, она должна сосредоточиться на управлении комитетом. Нона отметила, что в своей предыдущей роли Мэри выполняла обе работы в качестве председателя Steppers и регистратора. Нона отметила, что должность регистратора не дает права голоса.

• Сьюзан призвала к голосованию за Мэри М. в качестве председателя PIC. Голосование было 4 к 1, и не было мнения меньшинства.

• Дженнифер Б. внесла предложение принять Гвен Мак в качестве председателя CPC, которое было поддержано Ноной С. Правление единогласно проголосовало за утверждение предложения.

Отчет вице-председателя – Нона С., вице-председатель

• Нона заявила, что форум IGR готов к работе. Она сообщила, что будет представлен только один комитет, комитет по коммуникациям, потому что есть много информации об их комитете для представления. Также будет показано видео «Роль IGR».
• Она сообщила, что продолжит свое исследование DeepL, как только закончатся праздники.
• Нона также упомянула, что она сосредоточится на формулировке миссии.

Обзор руководства – Джефф Б., секретарь

• Сьюзан заявила, что Руководящие принципы завершены, за исключением описаний ролей архивариуса и регистратора. Она чувствовала, что мы можем утвердить Руководящие принципы с заполнителями для этих двух должностей.
• Джефф сообщил, что он получил документ обратно от комитета по коммуникациям с исправленными полями, которые Джефф не смог исправить.
• Джефф сообщил, что Лесли, председатель комитета по коммуникациям, выразила обеспокоенность тем, что процесс 3-го наследия является интеллектуальной собственностью GSO и что мы должны изменить нашу версию процесса 3-го наследия. Джефф сообщил Лесли, что процесс 3-го наследия используется повсеместно в AA округами и областями и что мы не должны изменять этот процесс. Он заявил, что нет товарного знака или знака обслуживания для самого процесса.
• Сьюзан упомянула, что, проводя некоторые исследования, она столкнулась с диаграммой 3-го наследия в различных местах. Дженнифер заявила, что, насколько она понимает, группы и организации AA могут использовать материалы, защищенные авторским правом, от GSO, и что она не видит причин, по которым мы не можем использовать диаграмму 3-го наследия из Руководства по обслуживанию. Сьюзан согласилась и заявила, что мы должны иметь возможность делать это, если мы должным образом укажем источник.
• Дженнифер Б. внесла предложение утвердить Руководящие принципы с включением диаграммы 3-го наследия, указав GSO в качестве источника, и заполнители для ролей регистратора и архивариуса, которые будут включены, когда описания этих ролей будут завершены. Джефф Б. поддержал предложение, и правление единогласно утвердило предложение.

Отчет секретаря – Джефф Б., секретарь

• Джефф сообщил, что годовой отчет для штата Нью-Джерси должен быть представлен каждый год до конца января. Он заявил, что этот отчет был представлен, и мы готовы к 2024 году. Джефф сообщил, что он оплатил сбор в размере 33 долларов США личной кредитной картой за этот год, но что этот сбор должен быть оплачен кредитной картой Mercury в следующем году. Он сообщил, что годовой отчет был загружен в Книгу правления.
• Джефф сообщил, что мы добились хорошего прогресса в создании нашей Книги правления. Он заявил, что Книга правления в настоящее время заполнена чуть более чем на 60%, и есть 4 задачи в процессе выполнения, которые доведут нас до 75% завершения, когда они будут закончены. Он упомянул, что есть два документа для Книги правления, на которых, по его мнению, правление должно сосредоточиться: формулировка миссии и стратегический план. Джефф упомянул, что, по его мнению, правлению следует рассмотреть возможность проведения некоторого стратегического планирования позднее в этом году после принятия Руководящих принципов. Джефф поблагодарил Дженнифер Б. за загрузку финансовых документов для Книги правления и Нону С. за обеспечение того, чтобы мы создали Книгу правления.
• Джефф заявил, что решение продлить опрос членов с 1 января до сегодняшнего дня было хорошим решением, поскольку мы получили ряд дополнительных голосов. Марк М. сообщил, что мы получили 210 ответов, из которых 38 были дубликатами. Это дает 172 действительных ответа, и 172 x 0,25 = 43. Для голосования на Ассамблее в этом году кворум составит 43. Джефф выразил свое намерение провести еще один опрос членов в июне и почувствовал, что мы должны проводить ежегодный опрос членов в июне в будущем.
• Нона С. внесла предложение о том, чтобы мы проводили наш ежегодный опрос членов в июне этого года и в дальнейшем каждый июнь. Предложение было поддержано Дженнифер Б., и предложение было утверждено единогласно.
• Джефф сообщил, что он обратился в несколько страховых компаний за предложением по страхованию ответственности. Этот полис будет в дополнение к нашему полису D&O (директора и должностные лица), который в настоящее время оформлен через USLI, крупнейшего страховщика этого типа полисов. Джефф заявил, что он хотел бы сохранить этот полис, который стоил 549 долларов в прошлом году и может немного подорожать в этом году. Джефф заявил, что он работает через брокера из GMI Life, Ларису Орифичи, которая прислала нам предложение по полису страхования ответственности за 495 долларов с 1 миллионом долларов на инцидент и 2 миллионами долларов в год.
• Марк М. внес предложение о том, чтобы мы приобрели полис страхования ответственности от GMI Life за 495 долларов. Предложение было поддержано Ноной С., и правление единогласно утвердило предложение.
• Джефф сообщил, что он начал документировать обязанности секретаря в том, что называется Справочником секретаря, который поможет следующему секретарю OIAA быстро войти в курс дела.

Отчет о технологиях – Марк М., председатель комитета по технологиям

• Марк заявил, что ранее две компании ответили на наш запрос предложений по поддержке веб-сайта, и попросил обе из них предоставить рекомендации. Он выразил обеспокоенность тем, что не получил ответа от этих компаний, и он свяжется с ними.

• Марк сообщил, что Мелинда Ф. решила не подавать заявку на эту должность и что он продолжит пользоваться услугами Мелинды до конца месяца.

• Марк сообщил, что он думал, что нам нужно будет приобрести 10 лицензий Zoom, но нам понадобится только 2 или 3.

• Марк сообщил, что у нас есть 10 000 долларов в бюджете на пересмотр нашего процесса регистрации, поскольку в настоящее время у нас нет каталога членов.

• Марк сообщил, что команда Cloud Admin работает над процессом миграции электронных писем при ротации должности.

Отчет международного попечителя – Бет А., международный попечитель

• Бет А. сообщила, что планирование международной конвенции OIAA идет хорошо. Она упомянула, что конвенция будет 3-дневным мероприятием. Первый день будет посвящен группам из Азии, Китая, Японии и других стран Океании. Второй день будет посвящен группам из Северной и Южной Америки, а 3-й день будет посвящен группам из Европы, Африки, Ближнего Востока и Индии. Она заявила, что группы будут решать, в каком формате проводить свои собрания, но им будет рекомендовано держаться подальше от политики и спорных вопросов.
• Бет будет работать с Tech 12 на постоянной основе. Она заявила, что у нас будет 7 часов в день и 4 разных комнаты Zoom. Это даст 24 временных интервала каждый день.
• Бет заявила, что группы из Ирана, Бразилии, Испании, Португалии и Франции уже заявили о своей заинтересованности в участии. Она ожидает получить информацию от групп к 1 апреля, чтобы мы могли начать публиковать информацию о мероприятии с некоторыми подробностями.

Заседание закрылось в 16:04 по восточному времени, когда правление перешло в закрытое заседание.

Краткое изложение предложений

На этом заседании правление проголосовало по следующим предложениям:

1. 1. Марк М. внес предложение принять протокол в представленном виде, которое было поддержано Ноной С. Протокол от 16 ноября был утвержден единогласно.
   2. Марк М. внес предложение принять протокол от 10 декабря с поправками, которое было поддержано Дженнифер Б. Протокол был утвержден единогласно.

• Сьюзан призвала к голосованию за Мэри М. в качестве председателя PIC. Голосование было 4 к 1 в пользу, и не было мнения меньшинства.

• Дженнифер Б. внесла предложение принять Гвен Мак в качестве председателя CPC, которое было поддержано Ноной С. Правление единогласно проголосовало за утверждение предложения.

1. Дженнифер Б. внесла предложение утвердить Руководящие принципы с включением диаграммы 3-го наследия, указав GSO в качестве источника, и заполнители для ролей регистратора и архивариуса, которые будут включены, когда описания этих ролей будут завершены. Джефф Б. поддержал предложение, и правление единогласно утвердило предложение.
2. Марк М. внес предложение о том, чтобы мы приобрели полис страхования ответственности от GMI Life за 495 долларов. Предложение было поддержано Ноной С., и правление единогласно утвердило предложение.
3. Нона С. внесла предложение о том, чтобы Дженнифер Б. продолжила процесс подачи заявки на Stripe, которое было поддержано Джеффом Б. Правление единогласно проголосовало за утверждение предложения.

С уважением, представлено,

Джефф Бернкнопф

Секретарь OIAA