Обновление для финансов — август 2023 г.

ФИНАНСОВЫЙ КОМИТЕТ OIAA

Протокол собрания

14 августа 2023 г.
Часовой пояс: Pacific/Honolulu (GMT-10)

 

1. Дженнифер открыла собрание Молитвой о душевном покое
   12:01 PM

2. Список присутствующих:
   
   Гвен М, член финансового комитета OIAA
   Дженнифер Б, председатель финансового комитета OIAA
   Сьюзан Р, председатель правления OIAA
   Феликс Е, заместитель казначея финансового комитета OIAA

Эллен Ф, новичок в AA / посещает различные комитеты, чтобы найти подходящую сферу служения.

Амелия, заместитель секретаря правления OIAA

1. Утверждение повестки дня

 

Нет четкого одобрения стенограммы

1. Утверждение протокола за предыдущий месяц

 

Утверждено в 12:09

1. Обзор финансовых отчетов
   1. Отклонение от бюджета
   2. Бухгалтерский баланс
   3. Взносы

 

Утверждено в 12:10

 

1. Новые вопросы

1. Бюджеты комитетов на 2024 год

Дженнифер представила 4 запроса в бюджет на 2024 год следующим образом:

• Запрос бюджета Комитета по планированию форума IGR: 4 160 долларов США на услуги перевода для 4 форумов IGR.

Форумы длятся 2 часа и рассчитаны на 4 языка: испанский, французский, португальский и ASL. Эти средства могут быть израсходованы не все, в зависимости от роста нашей организации на международной арене.

 

Состоялось обсуждение с уточнением форм IGR и того, какой отдельный человек или комитет их обрабатывает. Этим занимается заместитель председателя правления. Сьюзан, Джефф и Фрэн? составляли комитет в основном, а иногда и Джейн Р. Новый заместитель председателя планирует, возможно, сократить количество мероприятий в октябре и, возможно, провести несколько презентаций. Эстер, занимающаяся IGR, хотела получить больше информации об этом. Также планировалось проводить его четыре раза в год, потому что у нас постоянная смена представителей IG, и они приходят сюда, не зная, что делать. В начале этих мероприятий есть небольшой получасовой учебник. Планируется встретиться с новыми IGR и просто рассказать им об их обязанностях, поговорить о предоставлении отчетов и тому подобном. Это мероприятие, проводимое правлением. Все необеспеченные бюджетом запросы, находящиеся на обсуждении, относятся к 2024 году. Необеспеченных бюджетом запросов на сентябрьскую ассамблею нет.

Гвен рассказала о форуме IGR в связи с этим запросом бюджета. Первый межгрупповой форум состоялся чуть более 1,5 лет назад. Это было в основном в качестве теста, и это было инициировано Гвен и Джеффом, и они обратились с призывом к добровольцам. Так они и завербовали. Это был не только наш первый форум представителей межгрупп, но и первый раз, когда мы встретились в режиме реального времени в качестве межгруппового членства. Мы так много узнали из этого процесса за короткий промежуток времени, и поскольку это было то, что мы пробовали впервые, кто бы ни успел взять на себя часть этого, тот и работал над этим. Это никогда не было проектом комитета, а просто проектом, который люди считали действительно необходимым для охвата нашего членства.

Айдахо предложил, чтобы, поскольку в этой организации происходит так много мероприятий, необходимо было создать процессы оценки. Особенно с точки зрения того, сколько мы просим от членства. Потому что у нас было две ассамблеи за два месяца.

• Запрос бюджета Комитета по празднованию 89-летия Конвенции: 800 долларов США на услуги устных переводчиков.

 

Дженнифер предлагает, чтобы, поскольку конвенция запрашивает 800 долларов на устных переводчиков, включить этот пункт в строку устных переводчиков и составить бюджет и финансовые отчеты. Она предложила включить эту строку по всем направлениям, и тогда у каждого мероприятия будет строка перевода: конвенция, форум IGR, Unity и т. д.

Обсуждение того, как оценить потребность в услугах перевода.

предложил выяснить способ оценки потребности до того, как будет предоставлена услуга перевода мероприятия. Амелия выступает за проведение оценки по итогам мероприятия по этой теме. Комитетам необходимо хорошо общаться заранее по этой теме. Сьюзан повторила необходимость для запрашивающих комитетов убедиться в том, что если они проводят мероприятие, то они заранее запрашивают деньги в бюджете. Председатели комитетов могут выражать эти вещи и начать налаживать сотрудничество и улучшать координацию друг с другом, чтобы все знали, что происходит.

• Запрос бюджета Финансового комитета: всего 3 194 доллара США

 

2 400,00 долларов США Возможная специальная служебная работа по бухгалтерскому учету. 200 долларов в месяц

250,00 долларов США Ежегодные расходы на Traveling Mail в январе. Плата может быть снижена

позже.

544,00 доллара США 37 долларов в месяц за программное обеспечение Xero, 100 долларов за программное обеспечение для налоговой отчетности Aprill

Обсуждение того, что будет охватывать возможная специальная служебная работа. Сертифицированный бухгалтер для покрытия подачи 990/ez каждый год. Возможно, включить это в общий бюджет OIAA на 2024 год и увеличить статью специальной служебной работы на 1 000 долларов США.

• Запрос бюджета Комитета по бюджету/Председателя: всего 26 700 долларов США

 

1 700,00 долларов США отправить председателя на конференцию ICOAA

5 500,00 долларов США 5000 долларов на юридический гонорар; 500 долларов на развитие правления

19 500,00 долларов США Правление X 12 собраний x 1 язык=3120(x3 языка=9360); Руководящий комитет x 8

собрание x 1 язык=2080(x 3=6240); Ассамблея x 5 собраний x ⅓

язык=1300/3900; Все мероприятия 1 язык=6500; 3 языка=19 500

Обсуждение того, как и где учитывать плату за профессиональное развитие волонтеров, в данном случае председателя, который может иметь/не иметь формального опыта руководства бизнесом. Относительно BoardSource. Дженнифер предложила увеличить статью до 6 000 долларов США для BoardSource, членство в источнике = Всего для возможных юридических, юридических расходов и развития правления. Все согласились.

 

Обсуждение услуг перевода и/или устного перевода для ассамблей, заседаний правления и заседаний руководящего комитета в 2024 году, и знает ли правление о точных потребностях на данный момент. Составление бюджета не означает, что деньги должны быть потрачены, а лишь то, что они зарезервированы для этой цели.

 

Обсуждение канцелярской помощи для правления и других комитетов (не относится к этому запросу бюджета). Сьюзан проведет некоторое исследование.

 

Статьи бюджета утверждены в 13:00

 

1. Роль председателя финансового комитета

Обсуждение опасений членов по поводу прозрачности и фидуциарной обязанности. Существует мнение, что в уставе говорится, что член правления не может быть председателем. Необходимость разъяснения устава, глоссария и руководящих принципов OIAA. Эта тема будет обсуждаться далее на ассамблее.

 

1. Изменить устав?

Члены организации обеспокоены этим разделом недавно утвержденного устава финансового комитета. Опасения членов организации касались системы сдержек и противовесов. Члены организации хотелиотложить и рассмотреть вопрос о том, может ли председатель финансового комитета также быть казначеем. Феликс предложил сделать презентацию для членов организации, чтобы лучше разъяснить предлагаемые изменения в уставе финансового комитета. В любом случае,необходимо составить должностную инструкцию для председателя финансового комитета.

1. Выборы председателя финансового комитета?

Отложено до тех пор, пока у нас не будет крайнего срока в конце сентября для Комитета по руководящим принципам, и каков статус Финансового отчета.

 

1. Есть ли другие вопросы?

Нет

1. Закрыто заявлением об ответственности

13:37

 

Протокол собрания расшифрован из стенограммы

С уважением, Эрика К