与会者：

Beth A.，国际理事

Jeff b.，秘书

Jennifer B.，财务

副主席 Nona C.

Amelia l，候补秘书

Sean L.，OG Bad Brains，IGR，夏威夷小组

Mark M.，技术主席

Susan r.，主席

主席 Susan R. 于美东时间下午2:02宣布会议开始，并以宁静祷文开场。

审查执行董事会会议记录 – 秘书 Jeff B.

• Jeff 审查了11月16日执行董事会会议记录。没有需要修正的地方。Mark M. 提议接受会议记录，Nona C. 附议。11月16日的会议记录获得一致通过。
• Jeff 随后审查了12月10日执行董事会会议记录。Susan 指出关于处理 Barry M. 发给董事会的电子邮件一事，5位执行官中有4位达成共识。Jeff 表示他会做出相应修正。Mark M. 提议接受修改后的会议记录，Jennifer B. 附议。12月10日的会议记录获得一致通过。

财务主管报告 – 财务主管 Jennifer b.

• Jennifer 报告说昨天的财务委员会会议上提交了12月份的报告。她表示2023年底在收入和支出方面进行了多项应计处理。
• 她表示财务委员会决定修改捐款报告，将所有个人捐款合并为一个条目。
• Jennifer 提到她已开始申请 Stripe 账户，作为 PayPal 之外的另一种支付方式。她表示这不会增加太多工作量，因为 Stripe 在 Mercury 中有类似 PayPal 的数据接口。
• 她询问董事会是否同意使用 Stripe 作为替代支付方式。Beth A. 指出 Stripe 支持超过135种货币和多个国家的不同支付方式。Jeff 和 Mark 都表示虽然不熟悉 Stripe，但基于 Beth 的说明表示支持。
• Nona C. 提议让 Jennifer B. 继续进行 Stripe 的申请程序，Jeff B. 附议。董事会一致投票通过该提议。
• Jennifer B. 报告说已提交了退出 PayPal Giving fund 的申请。她表示如果收到来自 PayPal Giving fund 的任何资金，将予以退回。
• 财务委员会讨论了是否对计划中的 OIAA 国际大会收费，并决定不应对此活动收费。她表示参考了关于会议和大会的手册（MG-04）和联合服务处活动手册（MG-02）。Beth A. 报告说有人担心举办国际大会的决定未征求会员意见。

董事会批准 PIC 和 CPC – 主席 Susan R.

• Susan 表示 Mary M. 自愿担任 PIC 主席，Gwen Mc 自愿担任 CPC 主席。

• Susan 请求批准 Mary M. 担任 PIC 主席。Mark M. 询问 Mary 是否会继续担任注册主管，Susan 表示会继续。Mark 询问董事会对她同时担任两个职位的看法，他表示不赞成。Jeff B. 表示他认为在这个层面不应该担任两个职位，如果她要担任委员会主席就应该专注于管理委员会。Nona 指出在她之前的角色中，Mary 同时担任了 Steppers 主席和注册主管。Nona 指出注册主管是非投票职位。

• Susan 就 Mary M. 担任 PIC 主席进行投票。投票结果为4票赞成1票反对，没有少数意见。

• Jennifer B. 提议接受 Gwen Mc. 担任 CPC 主席，Nona C. 附议。董事会一致投票通过该提议。

副主席报告 – 副主席 Nona C.

• Nona 表示 IGR 论坛已准备就绪。她报告说只有通讯委员会一个委员会进行演示，因为他们的委员会有大量信息要展示。同时还将播放《IGR的角色》视频。
• 她报告说假期结束后将继续调查 DeepL。
• Nona 还提到她将专注于使命宣言。

指南审查 – 秘书 Jeff B.

• Susan 表示除了档案管理员和注册主管的角色描述外，指南已经完成。她认为我们可以先批准指南，为这两个职位预留位置。
• Jeff 报告说他收到了通讯委员会返回的文档，其中页边距已经修正，这是Jeff之前无法完成的。
• Jeff 报告说，通讯主席 Lesliee 表示担心第三遗产程序是 GSO 的知识产权，我们应该修改我们的第三遗产程序版本。Jeff 告诉 Lesliee，第三遗产程序在 AA 的地区和区域中都在使用，我们不应该修改这个程序。他表示这个程序本身没有商标或服务标记。
• Susan 提到在做研究时在多个地方看到第三遗产图表。Jennifer 表示据她了解，AA 小组和实体可以使用 GSO 的版权材料，她认为我们没有理由不使用服务手册中的第三遗产图表。Susan 同意并表示只要我们正确注明来源，就应该可以使用。
• Jennifer B. 提议批准包含第三遗产图表的指南，注明 GSO 为来源，并为注册主管和档案管理员角色预留位置，待这些角色描述完成后再添加。Jeff B. 附议，董事会一致通过该提议。

秘书报告 – 秘书 Jeff B.

• Jeff 报告说新泽西州的年度报告每年1月底前都要提交。他表示今年的报告已经提交，2024年的手续已经办妥。Jeff 报告说他今年用个人信用卡支付了33美元的费用，但明年应该用 Mercury 信用卡支付这笔费用。他报告说年度报告已上传到董事会手册。
• Jeff 报告说我们在创建董事会手册方面取得了良好进展。他表示董事会手册目前完成度略超过60%，有4个正在进行的任务完成后将达到75%。他提到董事会手册中有两份文件他认为董事会应该重点关注：使命宣言和战略计划。Jeff 提到他认为董事会应该考虑在今年晚些时候指南通过后进行一些战略规划。Jeff 感谢 Jennifer B. 上传财务文件到董事会手册，也感谢 Nona C. 确保我们创建董事会手册。
• Jeff 表示将会员投票延长至从1月1日到今天是个好决定，因为我们收到了许多额外的投票。Mark M. 报告说我们收到了210份回复，其中38份是重复的。这样就有172份有效回复，172 x 0.25 = 43。今年大会投票的法定人数将是43人。Jeff 表示打算在6月再进行一次会员投票，并认为今后应该在每年6月进行年度会员投票。
• Nona C. 提议我们今年6月进行年度会员投票，并在今后每年6月进行。Jennifer B. 附议，提议获得一致通过。
• Jeff 报告说他已联系几家保险公司询价责任保险。这份保单将是对我们现有的董事和高管（D&O）保单的补充，目前的D&O保单是通过这类保单最大的承保人USLI投保的。Jeff 表示他想保留这份去年花费549美元的保单，今年可能会略有增长。Jeff 表示他一直在通过GMI Life的经纪人Larissa Orifici工作，她已经给我们提供了一份责任保单报价，每起事故100万美元，年度总额200万美元，保费495美元。
• Mark M. 提议我们购买GMI Life的495美元责任保单。Nona C. 附议，董事会一致通过该提议。
• Jeff 报告说他已开始在所谓的秘书手册中记录秘书的职责，这将帮助下一任 OIAA 秘书快速上手。

技术报告 – 技术主席 Mark M.

• Mark 表示之前有两家公司回应了我们的网站支持RFP，他已要求这两家公司提供参考资料。他表示担心还没有收到这些公司的回复，他会跟进。

• Mark 报告说 Melinda F. 已决定不提交竞标，他将继续使用 Melinda 的服务直到月底。

• Mark 报告说他原以为我们需要购买10个 Zoom 许可证，但实际上我们只需要2到3个。

• Mark 报告说我们在预算中为修改注册主管流程预留了10,000美元，因为我们目前没有会员目录。

• Mark 报告说云管理团队正在制定职位轮换时的电子邮件迁移流程。

国际理事报告 – 国际理事 Beth A.

• Beth A. 报告说 OIAA 国际大会的筹备工作进展顺利。她提到这将是一个为期3天的活动。第一天将是来自亚洲、中国、日本和其他大洋洲国家的小组。第二天将是北美和南美的小组，而第三天将是来自欧洲、非洲、中东和印度的小组。她表示各小组将决定他们的会议形式，但会被建议避开政治和有争议的问题。
• Beth 将持续与 Tech 12 合作。她表示我们每天将有7个小时和4个不同的 Zoom 房间。这将导致每天24个时段。
• Beth 表示来自伊朗、巴西、西班牙、葡萄牙和法国的小组已经表示有兴趣参与。她预计在4月1日前收到各小组的信息，这样我们就可以开始宣传活动的具体细节。

会议于美东时间下午4:04结束，董事会进入执行会议。

提议总结

董事会在本次会议上对以下提议进行了表决：

1. 1. Mark M. 提议接受会议记录，Nona C. 附议。11月16日的会议记录获得一致通过。
   2. Mark M. 提议接受修改后的12月10日会议记录，Jennifer B. 附议。会议记录获得一致通过。

• Susan 就 Mary M. 担任 PIC 主席进行投票。投票结果为4票赞成1票反对，没有少数意见。

• Jennifer B. 提议接受 Gwen Mc. 担任 CPC 主席，Nona C. 附议。董事会一致投票通过该提议。

1. Jennifer B. 提议批准包含第三遗产图表的指南，注明 GSO 为来源，并为注册主管和档案管理员角色描述预留位置，待这些角色描述完成后再添加。Jeff B. 附议，董事会一致通过该提议。
2. Mark M. 提议购买GMI Life的495美元责任保单。Nona C. 附议，董事会一致通过该提议。
3. Nona C. 提议让 Jennifer B. 继续进行 Stripe 的申请程序，Jeff B. 附议。董事会一致投票通过该提议。

谦卑地提交，

Jeff Bernknopf

OIAA 秘书