财务更新 – 2023 年 8 月

OIAA 财务委员会

会议记录

2023年8月14日
时区：夏威夷（GMT-10）

 

1. Jennifer 以宁静祷文开始会议
   下午 12:01

2. 出席人员名单：
   
   Gwen M，OIAA 财务委员会成员
   Jennifer B，OIAA 财务委员会主席
   Susan R，OIAA 董事会主席
   Felix E，OIAA 财务委员会副财务主管

Ellen F，AA 新成员/参加各种委员会以寻找合适的服务机会。

Amelia，OIAA 董事会副秘书

1. 议程审批

 

会议记录未获明确批准

1. 批准上月会议记录

 

下午 12:09 批准

1. 财务报告审核
   1. 预算差异
   2. 资产负债表
   3. 捐款

 

下午 12:10 批准

 

1. 新事项

1. 2024年委员会预算

Jennifer 提出了2024年预算的4项请求，如下

• IGR论坛筹划委员会预算请求：$4,160用于4次IGR论坛的翻译服务。

论坛时长为2小时，计划提供4种语言翻译。西班牙语、法语、葡萄牙语和美国手语。根据我们组织在国际领域的发展情况，这些资金可能不会全部使用。

 

就IGR表格及负责处理的个人或委员会进行了讨论。董事会副主席负责处理这些事务。Susan、Jeff和Fran？是主要委员会成员，有时还有Jane R。新任副主席计划可能减少十月份的活动数量，并可能提供一些演示。Esther关于IGR，想了解更多信息。之所以每年举办四次，是因为我们的IG代表不断更替，新来的代表不知道该做什么。这些活动开始时有半小时的教程。计划与新IGR代表会面，告知他们的职责，讨论如何提交报告等事项。这是董事会主办的活动。所有正在讨论的未列入预算的请求都是针对2024年的。9月大会没有未列入预算的请求。

Gwen就此预算请求介绍了IGR论坛的背景。第一次联合服务组论坛是在一年半前举行的。那主要是一次测试，由Gwen和Jeff发起，他们发出志愿者招募。这不仅是我们的第一次联合服务组代表论坛，也是我们作为联合服务组成员第一次实时会面。我们在短时间内从这个过程中学到了很多，因为这是我们第一次尝试，所有有时间参与的人都会承担一部分工作。这从来都不是一个委员会项目，而是大家认为确实有必要开展的项目，以接触我们的会员。

Idaho建议，由于本组织有这么多活动，需要建立评估流程。特别是关于我们对会员的要求程度，因为我们在两个月内举行了两次大会。

• 第89届生日大会委员会预算请求：$800用于口译员。

 

Jennifer建议，既然大会要求$800用于口译员，应将该项目列入口译员预算项目并编制预算和财务。她建议在所有活动中都包含这个预算项目，这样每个活动都会有翻译预算项目：大会、IGR论坛、团结活动等。

关于如何评估需求与翻译服务的讨论。Felix

建议在提供活动翻译服务之前找到评估需求的方法。Amelia主张对这个话题进行活动后评估。各委员会需要提前就这个话题进行良好沟通。Susan重申，申请委员会需要确保如果他们要举办活动，要提前在预算中申请资金。委员会主席可以表达这些事项，开始建立合作关系，加强相互协调，使每个人都了解正在发生的事情。

• 财务委员会预算请求：总计$3,194

 

$2,400.00 可能的特殊会计服务工作。每月$200

$250.00 一月份年度邮寄费用。费用可能会降低

。

$544.00 Xero软件每月$37，四月份税务软件$100

讨论了可能的特殊服务工作内容。注册会计师负责每年的990/ez申报。可能将其纳入2024年OIAA总体预算，并将特殊服务工作项目增加$1,000。

• 预算委员会董事会/主席预算请求：总计$26,700

 

$1,700.00 派主席参加ICOAA会议

$5,500.00 法律顾问费$5000；董事会发展费$500

$19,500.00 董事会12次会议x1种语言=3120（x3种语言=9360）；指导委员会8次

会议x1种语言=2080（x3=6240）；大会5次会议x⅓

语言=1300/3900；所有活动1种语言=6500；3种语言=19,500

讨论了如何处理和在哪里记录志愿者的专业发展费用，在这种情况下是针对可能没有正式商业领导背景的主席。关于BoardSource。Jennifer建议将预算项目增加到$6,000用于BoardSource会员资格=法律可能性、法律支出和董事会发展的总额。所有人同意。

 

讨论了2024年大会、董事会会议和指导委员会会议的翻译和/或口译服务，以及董事会目前是否了解具体需求。编制预算并不意味着必须花费这笔钱，只是为此目的预留资金。

 

讨论了董事会和其他委员会的文书帮助（不属于此预算请求）。Susan将进行一些研究。

 

预算项目于下午1:00获得批准

 

1. 财务委员会主席职责

讨论了会员对透明度和信托责任的担忧。普遍认为章程规定董事会成员不能担任主席。需要明确OIAA章程、术语表和指导方针。这个话题将在大会上进一步讨论。

 

1. 修改章程？

会员对财务委员会新批准的章程的这一部分感到不安。会员担心制衡问题。会员希望暂缓并讨论财务委员会主席是否可以同时担任财务主管的问题。Felix建议向会员做一个演示，以更好地说明财务委员会章程的拟议修改。无论如何，需要制定财务主席的工作说明。

1. 财务委员会主席选举？

搁置待定，我们有9月底的截止日期，等待指导方针委员会的情况以及财务报告的状态。

 

1. 其他事宜？

无

1. 以责任声明结束

下午 1:37

 

会议记录根据录音整理

谨此提交，Erica K